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Maintenance : pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs ?

par | Fév 9, 2021 | Mobilité

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance.

Mais pour apporter un élément de réponse supplémentaire à la question des déplacements et de l’itinérance de ses opérateurs, il est également possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts. Mais comment faire ? Dans la suite de cet article, nous allons vous expliquer comment suivre et analyser les déplacements de ses intervenants de maintenance.

Intervention de maintenance : pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs ?
– Suivre les déplacements des intervenants maintenance, pour mieux comprendre son entreprise 
– Le suivi des déplacements de maintenance, pour mieux organiser sa flotte automobile
– Suivre ses intervenants de maintenance, afin d’ajuster le budget carburant
Comment éviter la dérive kilométrique de sa flotte automobile ?
– Organiser des points kilométriques, sans être intrusif
– Communiquer sur le déplacement de ses opérateurs de maintenance
– Soo-Dispatch+ : suivez le déplacement de vos opérateurs de maintenance
– Maintenance : suivre les déplacements de ses opérateurs, notre conclusion

Intervention de maintenance : pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs ?

Afin d’optimiser certains aspects financiers de son entreprise et travailler à un rendement plus intéressant en revoyant certaines pratiques, les donneurs d’ordres peuvent opter pour la solution du suivi des déplacements, même si cela peut potentiellement mener à quelques déviances, presque voyeuristes. Mais avant de les évoquer, il convient de définir ce à quoi correspond le suivi des déplacements de ses opérateurs de maintenance.

Suivre les déplacements des intervenants maintenance, pour mieux comprendre son entreprise 

Suivre les déplacements de ses intervenants de maintenance revient à analyser la façon dont ces derniers se déplacent, la fréquence à laquelle ils utilisent les véhicules appartenant à l’entreprise ainsi que les coûts que cela peut engendrer. En ayant une idée claire et précise de la façon dont est utilisée la flotte automobile, le management dispose de données intéressantes qui lui permettent de prendre plusieurs décisions en lien avec :

  • Le véhicule alloué à l’intervenant
  • Le renouvellement du parc automobile
  • Les frais engendrés par un intervenant, notamment liés à l’essence, les possibles péages, l’usure et le temps passé sur la route

Ces données permettent de prendre des décisions basées sur des faits et d’optimiser la question de l’automobile, au sein de l’entreprise. En travaillant à optimiser les points cités ci-dessus, il est plus simple de réduire les coûts engendrés par sa société, en se tournant vers des solutions plus adaptées aux besoins réels.

Le suivi des déplacements de maintenance, pour mieux organiser sa flotte automobile

Comme nous avons pu le voir, garder une trace des déplacements effectués et obtenir certaines informations en temps réel sont deux attributs qui permettent au management d’avoir une idée globale de ce à quoi correspond (en termes pratiques et financiers) la flotte automobile de son entreprise. 

En suivant les déplacements de ses opérateurs de maintenance, il est tout de suite plus facile de comprendre comment fonctionne et évolue la flotte automobile de son entreprise. Âge du véhicule, coût de revient, dépenses annexes qui sont allouées à la flotte, ces données permettent de se tourner vers des solutions plus adaptées, moins coûteuses et demandeuses en énergie. De cette façon, une entreprise peut renouveler l’entièreté de sa flotte automobile ou simplement opter pour une transition en douceur, en remplaçant les véhicules un à un. 

Suivre ses intervenants de maintenance, afin d’ajuster le budget carburant

En ce qui concerne l’automobile, les frais d’usure ainsi que les dépenses liées à l’essence sont les plus importantes. Dans le cadre d’une société bien organisée, les budgets sont donc suivis à la trace et certaines déviances peuvent être observées. En analysant parfaitement bien le déplacement de ses collaborateurs, le management peut optimiser et ajuster le budget carburant, tout en s’assurant que les prévisions ont été respectées. 

Comment éviter la dérive kilométrique de sa flotte automobile ?

Organiser des points kilométriques, sans être intrusif

De nombreuses entreprises, qu’elles soient d’ailleurs spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation ou non, font relativement attention aux dérives. Certaines pratiques sont désormais bannies par les managers, qui souhaitent que les règles propres à la société soient bien assimilées.

Ainsi, afin d’éviter les dérives, certains outils permettent de réaliser des ‘points kilométriques’, soit des sortes de relevés de compteur. D’autres outils comme les alertes personnalisées ou encore les dispositifs connectés permettent d’avoir un retour d’information en temps réel. L’idée ici, est de prévenir de certains risques de déviances, comme des abus au niveau de l’utilisation de l’essence ou autre, tout en ne paraissant pas être trop intrusif.

Communiquer sur le déplacement de ses opérateurs de maintenance

Éviter la dérive revient également à faire attention au matériel. Comme le dit l’adage, mieux vaut prévenir que guérir. Ainsi des points peuvent être effectués avec les collaborateurs utilisant des voitures de fonction, dans le but d’envisager (ou non), des travaux, des modifications.

Si l’investissement est important, il peut potentiellement permettre d’éviter des décisions plus coûteuses voire des accidents. La relation entre le management et les utilisateurs des outils mis à disposition par une entreprise, doit être transparente.

Soo-Dispatch : suivez le déplacement de vos opérateurs de maintenance

Soo-Dispatch est la solution idéale afin d’optimiser la gestion de son parc automobile. En effet, notre outil fait remonter en temps réel des informations liées à la gestion du parc, mais aussi des salariés et intervenants de maintenance. La raison ? Soo-Dispatch permet d’effectuer un suivi en temps réel des kilomètres effectués et des déplacements en cours par vos intervenants de maintenance, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. En optant pour une solution centralisant tout un ensemble de données, une entreprise spécialisée dans le secteur de la maintenance et de l’intervention va pouvoir avoir un œil sur la situation globale de l’entreprise.

La remontée et l’analyse en temps réel des déplacements, permet de limiter les risques liés à l’imprévue comme les retards liés à un bouchon, un accident ou autre et donc d’anticiper auprès du client. Les outils Soo-Dispatch, 100% cloud, permettent d’avoir accès à de nombreuses informations logistiques, de les coupler avec les reporting missions et clients, afin d’obtenir une cartographie complète des besoins primaires. De quoi mettre ses intervenants terrain dans les meilleures conditions.

Maintenance : suivre les déplacements de ses opérateurs, notre conclusion

Effectuer un suivi et le reporting kilométrique de ses intervenants de maintenance permet d’avoir une idée précise de la situation globale de son entreprise et de l’état de son parc automobile, mais également des dépenses qui y sont allouées. En optimisant la gestion des déplacements de ses intervenants terrain, en leur offrant la possibilité de mieux gérer leurs voitures et de réduire les coûts d’usure, de parking ou d’essence, l’entreprise génère de nouveaux profits.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

par | Fév 2, 2021 | Mobilité

Chez de nombreuses entreprises dont les collaborateurs ont tendance à être itinérants, une zone géographique est souvent dédiée. Peut-on faire de même chez les entreprises spécialisées dans la maintenance et l’installation ? La réponse est oui, du moins à condition que les sociétés concernées disposent des ressources nécessaires afin d’aller en ce sens. En effet, certaines PME agissent localement et n’ont donc aucun intérêt à prendre ce genre de décision. 

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Mais comment procéder et quels sont les avantages à en tirer ? Une question à laquelle nous allons répondre, dans la suite de cet article.

Pourquoi mettre en place une zone géographique dédiée aux opérateurs de maintenance ?
1 – Délimiter les zones géographiques, pour plus de rentabilité
2 – Délimiter, pour des opérations de maintenance plus efficaces
3 – Imposer une zone géographique, pour renforcer son image de marque
4 – Structurer le champ d’interventions de maintenance, pour réaliser des économies
Comment allouer une zone géographique à ses opérateurs de maintenance ?
– Définir des zones d’intervention pour plus d’efficacité
– Faire preuve de diplomatie et de compréhension auprès des intervenants en maintenance
– Analyser sa stratégie grâce à Soo-Dispatch+, logiciel pour entreprises de maintenance
– Maintenance : pourquoi mettre en place une zone géographique d’intervention dédiée ? Notre conclusion

Pourquoi mettre en place une zone géographique dédiée aux opérateurs de maintenance ?

1 – Délimiter les zones géographiques, pour plus de rentabilité

Opter pour une délimitation des champs d’action de ses opérateurs de maintenance permet aux entreprises de réduire les coûts et donc, de devenir plus rentables. 

Prenons l’exemple de deux interventions dont les sites sont distants d’une centaine de kilomètres l’un de l’autre :

L’intervenant en charge de ces missions va perdre énormément de temps sur le retour, plus de 200 kilomètres aller et retour. De même, un mainteneur en chemin, n’est pas rentable, puisqu’il coûte de l’argent. L’essence, les frais kilométriques et l’usure de la voiture pèsent lourd dans les finances d’une société. Les frais engendrés peuvent-ils être couverts par ces deux missions ? 

En limitant le champ d’action de ses salariés, une entreprise de maintenance leur permet d’être plus longtemps sur site et donc d’être plus rentables, car ces derniers rapportent plus que ce qu’ils ne coûtent.

2 – Délimiter, pour des opérations de maintenance plus efficaces

De même, en limitant les déplacements des mainteneurs, les donneurs d’ordres leur permettent d’être plus concentrés sur les missions en cours. Le stress lié aux horaires d’arrivée, de départ, de trajet et d’heure de fin de mission sont totalement mis de côté au profit d’un rendu plus intéressant pour le client, mais également pour l’entreprise, qui s’offre une belle image. Moins pris par le temps, un employé aura à cœur de donner le meilleur de lui-même, de se challenger et aura l’assurance de bénéficier d’une balance entre sa vie professionnelle ainsi que sa vie personnelle, plus équilibrée.

3 – Imposer une zone géographique, pour renforcer son image de marque

Nous venons de le voir, en réduisant les temps de trajets entre chaque intervention, un mainteneur va gagner du temps sur site. Ces derniers vont également se spécialiser sur leur zone et apprendre à parfaitement la connaître. En se spécialisant sur un secteur précis, les temps de trajets vont être aussi réduits, mais surtout, l’opérateur de maintenance jouera le rôle de représentant pour son entreprise. 

En effet, la société s’offre un peu de visibilité supplémentaire sur un ou plusieurs secteurs précis ! Le lien qu’il tisse avec la clientèle permet également de la fidéliser. Enfin, le travail étant plus minutieux, les contraintes liées au stress du déplacement n’étant plus ressenties, la satisfaction client est plus importante.

4 – Structurer le champ d’interventions de maintenance, pour réaliser des économies

Dernier point en faveur de la délimitation géographique des zones d’interventions de maintenance, les économies réalisées. Comme nous avons pu le voir, les opérateurs de maintenance ne se déplacent plus sur de grandes zones. De fait, les coûts liés à l’automobile sont considérablement réduits. Les frais de déplacement peuvent être très importants pour une société dont les employés sont souvent sur la route.

Les frais d’usure et d’entretien augmentent également au fur et à mesure que le véhicule de fonction est utilisé. Ces économies sont donc bienvenues et peuvent être réinvesties utilement. Moins de quadrillage entraîne forcément un besoin en matériel ou en main d’œuvre plus important. De même, l’opérateur passe plus de temps sur site et peut donc prendre en charge plus d’opérations de maintenance.

Comment allouer une zone géographique à ses opérateurs de maintenance ?

Définir des zones d’interventions pour plus d’efficacité

Reste qu’il faut mettre en place cette stratégie de délimitation géographique, ce qui peut être parfois compliqué à faire accepter notamment chez les intervenants en maintenance et les installateurs ‘historiques’ de son entreprise.

Pour se faire, certains donneurs d’ordres se basent sur des points, comme :

  • Les besoins en interventions par zones géographiques : certaines zones plus peuplées que d’autres requièrent davantage d’intervenants. Il faut donc analyser la situation géographique avant de définir combien de personnes peuvent être disséminées sur place.

  • Les types d’intervention par zone : les capacités des intervenants ne se valent pas et tous n’ont pas les mêmes prédispositions. Sur certaines zones, certains besoins peuvent être plus orientés que d’autres, il faut donc jongler entre les aptitudes et la demande.

  • La disponibilité des collaborateurs : il serait indécent d’allouer à un mainteneur une zone géographique située à des heures de route de son domicile. Il faut donc faire en fonction de ses ressources. En privilégiant cet aspect là de la vie des employés, une entreprise permet aux siens d’évoluer dans d’excellentes conditions et de concilier vie professionnelle à vie personnelle. Dans le cas où un intervenant se retrouve à terminer le vendredi soir à 18h, à plus de 100km de son domicile, la situation sera irrémédiablement plus tendue. La bonne délimitation de la zone géographique permet donc à ses employés de concilier leur vie personnelle à leur vie professionnelle.

Faire preuve de diplomatie et de compréhension auprès des intervenants en maintenance

Annoncer la mise en place de zones géographiques pour opérations de maintenance requiert de la part des donneurs d’ordre, plusieurs qualités, dont :

  • De la diplomatie : il faut comprendre que les anciens usages sont adoptés par tous au sein de l’entreprise. Apporter des modifications peut entraîner une certaine latence et incompréhension chez les mainteneurs et installateurs qui ne comprendront pas pourquoi tout modifier. Il convient donc de fournir des explications claires et précises à ses équipes.

  • De la compréhension : faire preuve de compréhension est primordial pour les managers qui vont devoir démontrer toute leur psychologie et leur sens de la négociation afin de faire accepter et assimiler l’ensemble des nouvelles mesures souhaitées.

  • De l’adaptabilité : l’idée n’est pas d’imposer, mais d’optimiser. Ainsi, il faut être ouvert aux améliorations de l’idée de base et discuter avec ses équipes afin de faire évoluer les zones géographiques dédiées et leur imposer les meilleurs éléments.

Analyser sa stratégie grâce à Soo-Dispatch, logiciel pour entreprises de maintenance

Notre outil Soo-Dispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone géographique d’intervention dédiée ? Notre conclusion

Mettre en place une zone géographique pour opérations de maintenance est nécessaire chez les entreprises de maintenance et d’installation qui disposent des ressources et de ce genre de besoins. En effet, cela permet d’être plus concentré et bien plus efficace sur une zone, mais également de réaliser des économies et de gagner en productivité grâce à une image de marque renforcée. 

Pour plus d’informations sur la mise en place d’une telle stratégie et l’utilisation d’outils dédiés afin de vous aider à piloter ces process, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous proposer de découvrir notre logiciel Soo-Dispatch à l’occasion d’une démonstration 100% gratuite et personnalisée !

La robotique est-elle l’avenir de la maintenance ?

par | Jan 5, 2021 | Nouvelles technologies

Aujourd’hui, l’évolution technologique est telle que de nombreux outils permettent de mener à bien ses tâches professionnelles. Drones, intelligence artificielle, robotique, ces derniers sont pléthores. Aussi surprenant que cela puisse paraître, ces outils s’utilisent également chez les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation. 

En y regardant de plus près, ils effectuent bel et bien certaines tâches que l’Homme pouvait, un temps, être amené à réaliser. Fuites, routes, réseaux électriques, performances énergétiques, anticipation des problèmes grâce à l’I.A, l’automatisation ainsi que la robotique menacent à terme, de nombreux métiers. De là à être considérés comme l’avenir de la maintenance ? La question a effectivement le mérite d’être posée.

La robotique est-elle l’avenir de la maintenance ?
> La robotique est-elle l’avenir de la maintenance ?
– La maintenance, un secteur à visage humain
> Quels sont les avantages de la robotique pour les mainteneurs ?
1 – La robotique assure plus de sécurité aux opérateurs
2 – L’automatisation assure un meilleur rendement
> Quels sont les désavantages de la robotisation à outrance ?
1 – Les process des mainteneurs sont en pleine évolution
2 – L’entreprise perd son rapport de proximité
3 – Soo-Dispatch, la technologie à visage humain
Robotique et maintenance, notre conclusion

La robotique, l’avenir de la maintenance ?

En ce qui concerne le secteur de la maintenance, la situation est pour le moins paradoxale. En effet, selon les estimations, le secteur devrait permettre la création de 42.000 emplois d’ici à 2022. Pour autant, plus les années avancent, plus la technologie devient complète et utile. Résultat, beaucoup se demandent à quoi pourrait ressembler la maintenance d’ici les dix, voire les quinze prochaines années. 

Il est vrai que cet essor des nouvelles technologies fait craindre le pire chez les professionnels du secteur : l’automatisation devient de plus en la norme.

La maintenance, un secteur à visage humain

Pour autant, si les outils se développent de plus en plus, l’humain a et aura toujours une place très importante dans les secteurs de la maintenance et de l’installation. En effet, la machine et les nouvelles technologies sont plutôt là pour épauler les professionnels, plus que pour les remplacer. Un constat qui vaut toutefois pour la période actuelle.

Prenons quelques exemples :

  • De nombreux véhicules favorisant la maintenance, comme les pelleteuses, les bulldozers, les camions, sont désormais connectés. Ils sont augmentés, à savoir qu’ils offrent la possibilité récolter des données en temps réel afin de faciliter le processus de prise de décisions et donc mieux gérer l’ensemble de son projet. Comme le rappelle Bilal Kaddouh, chercheur, certaines machines utilisées afin d’ouvrir des tranchées dans des rues peuvent automatiquement détecter et localiser la position des réseaux enterrés.

  • Toujours selon Bilal Kaddouh, dans le cadre de la gestion et la bonne maintenance des eaux usées par exemple, les inspections de canalisations d’eau potable, d’égouts, de sous-sols sont gérées par des petits robots qui récoltent certaines données relativement importantes. Ces tâches compliquées à réaliser par les humains sont donc déléguées. Pour autant, ces robots autonomes sont gérés à distance.

Quels sont les avantages de la robotique pour les mainteneurs ?

1 – La robotique assure plus de sécurité aux opérateurs

Bien évidemment, les nouvelles technologies présentent certains avantages, notamment pour les techniciens ainsi que les opérateurs de maintenance, principalement en ce qui concerne la question de la sécurité. En déléguant les tâches les plus difficiles à des outils gérés à distance, le technicien se met moins en avant et donc, moins en danger. 

Cela permet également de créer de nouveaux métiers, comme celui de gestionnaire de ces opérations. D’un autre point de vue, cela limite désormais les possibilités d’intervention des mainteneurs, qui sont peu à peu remplacés. Bien entendu, ces robots ne mènent pas encore à bien l’ensemble des missions des techniciens, qui peuvent se concentrer sur des projets plus accessibles et à forte valeur ajoutée, mais cela tend cependant à démontrer que la robotique gagne irrémédiablement du terrain.

2 – L’automatisation assure un meilleur rendement

Autre point intéressant, en déléguant une partie de la gestion de ses opérations à des robots, des chatbots ou encore des intelligences artificielles, les opérateurs de maintenance gagnent en efficacité, en rendement. En effet, les machines sont spécifiquement pensées pour mener à bien certaines opérations. Cela tend également à réduire les coûts. En effet, les machines sont efficaces, ne requièrent que peu d’entretien et apprennent à gérer certaines missions en l’espace de quelques secondes, grâce au machine learning. 

Quels sont les désavantages de la robotisation à outrance ?

1 – Les process des mainteneurs sont en pleine évolution

Pour autant, recourir à la robotique chez les mainteneurs présente quelques désavantages. En effet, les process évoluent ! Dans de nombreux secteurs, comme ceux de la maintenance en voirie ou de la maintenance en ascenseur, dont nous avons rapidement évoqué le sujet dans cet article, les opérations se font de manière préventive. Cela veut dire que les données récoltées vont permettre aux opérateurs d’agir avant que le problème ne se déclare réellement. 

2 – L’entreprise perd son rapport de proximité

La technologie à outrance tend également à déshumaniser le rapport de l’entreprise à ses clients. A terme, certains imaginent déjà les opérateurs de maintenance travailler en tant que simple gestionnaire robotique. Dans un récent article porté sur ce même sujet, nous évoquions ainsi l’importance de garder un côté humain afin de continuer à s’adresser à sa clientèle et véhiculer un message clair et de proximité.

3 – Soo-Dispatch, la technologie à visage humain

Les nouvelles technologies favorisent également l’anticipation de la durée des interventions, ainsi que la réduction du temps passé sur site par les mainteneurs et installateurs. Un outil tel que Soo-Dispatch regroupe tout un ensemble de données afin d’étudier la durée des trajets des opérateurs entre un point A et un point B, la gestion des opérations (notamment grâce au code couleur clair et prédéfini, qui permet de déterminer avec précision qui agit, comment). Ces données essentielles sont accessibles par toutes et tous en quelques clics.

Ce logiciel favorise également la génération de factures, grâce à des pré-modèles intégrés, ou encore l’accès au reporting, pour une analyse plus complète par individu et par équipes. De cette façon, les donneurs d’ores disposent d’un panel complet d’outils afin d’optimiser au mieux la gestion de leurs équipes et la mise en place de calendriers cohérents. Une manière de digitaline ses process, de les automatiser et donc, de les rendre encore plus performants.

Robotique et maintenance, notre conclusion

La robotique semble être l’avenir de la maintenance. Pour autant, les fantasmes liés au remplacement des humains par les robots ne semblent, à l’heure actuelle, pas fondés. En effet, selon les derniers chiffres, ces derniers accompagnent surtout les experts du domaine dans leurs tâches quotidiennes. À terme, d’ici une dizaine d’années, les choses pourraient toutefois évoluer, avec le développement de technologies plus rapides, plus performantes, plus accessibles. Pour autant, le secteur de la maintenance ne souffre pas et plus de 42.000 emplois devraient être créés dans les années à venir.

Intervention de maintenance : réduire le temps de trajet

par | Déc 29, 2020 | Mobilité

Au quotidien, les trajets d’un opérateur de maintenance peuvent représenter entre 33 et 50% du temps de travail. Dès lors, la question du temps passé sur la route se pose. En effet, il peut être intéressant pour une entreprise de se pencher sur la question de l’optimisation des temps de trajets entre chaque intervention, afin de gagner en productivité.

En effet, pour une entreprise spécialisée dans les secteurs de la maintenance et de l’installation, une opérateur n’est rentable que lorsqu’il est sur site. En réduisant les temps de trajets, il est alors possible d’augmenter le nombre d’interventions.

Reste à déterminer comment opérer. Alors, comment réduire les temps de trajets entre chaque intervention pour les techniciens de maintenance et d’installation ? Une question à laquelle nous allons répondre dans la suite de cet article.

Comment réduire les temps de trajet entre chaque intervention de maintenance ?
1 – Réduire les temps de trajets des intervenants de maintenance grâce au digital
2 – Réduire les temps de trajets des opérateurs terrain, par la planification
3 – Optimiser les temps de trajets en améliorant la communication interne
4 – Se tourner vers les outils du quotidien (smartphone, application)
Soo-Dispatch, pour réduire les temps de trajets des opérateurs de maintenance 

Comment réduire les temps de trajet entre chaque intervention ?

1 – Réduire les temps de trajets des intervenants de maintenance grâce au digital

Qu’on se le dise, le temps du ‘tout-papier’, s’il n’est pas révolu, est sur le point de l’être. D’ici les prochaines années, le digital occupera 99% des stratégies d’entreprises. D’ailleurs, la crise actuelle liée au covid-19 participe à l’accélération de cette transition digitale, puisque les sociétés se retrouvent désormais obligées de se tourner vers des solutions leur permettant de continuer à travailler, même à distance.

Aussi insolite que cela puisse paraître, les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation doivent elles aussi embrasser ce virage numérique. Si les interventions se font toujours sur terrain, la gestion des projets peut être effectuée à distance. De même, le digital permet à ces sociétés d’optimiser un certains nombres de facteurs ayant un impact sur la trésorerie et la rentabilité, dont le temps passé sur route par les opérateurs terrain.

La transition numérique, facteur de productivité

Les vieux usages, à savoir la fameuse feuille de route, étaient et sont toujours peu pratiques. Les interventions étant prévues, en cas de soucis rencontrés les opérateurs sont obligés de dérouter ou rebrousser chemin. En suivant ses techniciens à distance, le management dispose de données utiles qu’il va pouvoir analyser dans son reporting afin d’optimiser le temps de trajets des opérateurs de maintenance. Cela passe également par une planification intelligente.

2 – Réduire les temps de trajets des opérateurs terrain, par la planification

Le numérique facilite grandement la vie des entreprises. S’il est désormais possible de suivre à la trace les kilomètres effectués par ses intervenants, une entreprise va devoir optimiser ces données, afin de rendre ses services plus efficaces et donc plus rentables.

En effet, le déplacement des opérateurs de maintenance est un facteur qui coûte cher à une société puisque plusieurs coûts sont impliqués :

  • En déplacement, un intervenant n’est pas sur site, il ne rapport donc rien
  • En plein trajets, un intervenant de maintenance entraîne des frais (kilométrique, d’usure). Ils coûtent donc plus que ce qu’il ne rapport.

Dans l’idée, il faut que ce dernier soit sur site plus souvent tout en se déplaçant moins, pour être plus rentable à sa société de maintenance.

Mais comment faire ? 

Planifier, délimiter et distribuer pour réduire les temps de trajets

Il faut planifier de manière efficace. Une région, un département peuvent être découpés en plusieurs zones géographiques qui seront ensuite attribuées à tel ou tel intervenant. Ce dernier aura pour mission de ne circuler et intervenir, que dans cette zone. En agissant ainsi, les déplacements se cantonnent à une zone précise, sont donc moins conséquents et l’intervenant en maintenance gagne du temps sur site. 

De même, planifier à l’avance permet d’avoir une idée précise des opérations de maintenance qui attendent l’opérateur. En effet, avec une feuille de route à la semaine, un intervenant sait ce qu’il a à faire et ce qu’il va devoir faire dans les jours à venir. En étant préparé à ces trajets et ses interventions sur le terrain, ce dernier sait précisément où il met les pieds. Mieux préparé, l’opérateur de maintenance peut également mieux gérer les imprévus qui peuvent être amenés à se déclarer. 

Enfin, l’intelligence artificielle permet, elle aussi, de mieux gérer ses plannings. Certains outils intelligents évaluent l’ensemble des possibilités et proposent un calendrier efficace et optimisé, que ce soit au niveau du nombre d’interventions à réaliser sur site, sur une période définie, ou sur une zone géographique définie.

3 – Optimiser les temps de trajets en améliorant la communication interne

La communication interne joue un grand rôle dans l’optique de mieux gérer les temps de trajets liés aux déplacements sur site des opérateurs de maintenance. En effet, en échangeant des informations rapidement et en temps réel, l’intervenant terrain et le donneur d’ordres renforcent la position de l’entreprise face aux imprévus. 

Prenons l’exemple d’une intervention en urgence :

L’intervenant terrain est en pleine intervention. La géolocalisation offerte par les outils digitaux permet au management de déterminer quel opérateur de maintenance se trouve à distance respectable du lieu d’intervention à venir, disposant des qualités et des connaissances nécessaires pour mener à bien la mission confiée.

Un appel, un message ou une notification lui permettent alors d’obtenir une information claire et détaillée sur le projet à venir. Notre outil Soo-Dispatch+ facilite cette transmission de données. En effet, il est possible de créer un cas, une « affaire », tout en incorporant dans le dossier un ensemble d’informations nécessaires et utiles ayant un rapport avec l’intervention (EDI, documentation, notes, contacts).

Ces informations permettent d’éviter les allers et retours entre lieu d’intervention et lieu de travail et donc, de partir directement sur site. De même, l’intervenant terrain choisi est celui qui se trouve le plus proche de l’endroit dont l’intervention doit se faire en urgence.

4 – Se tourner vers les outils du quotidien (smartphone, application)

Aujourd’hui, certains outils voire application permettent d’avoir accès aux informations importantes concernant la sécurité routière, le trafic et autres, directement en quelques clics. Des applications dédiées aident à contourner les routes bouchées ou accidentées, afin d’arriver en temps et en heure à son point d’arrivée. Certaines sont renommées, comme Google Maps ou Waze. Des outils gratuits et à disposition que les professionnels de la maintenance peuvent utiliser afin de réduire les temps de trajet entre chaque intervention.

Soo-Dispatch, pour réduire les temps de trajets des opérateurs de maintenance 

Un outil tel que Soo-Dispatch, 100% cloud, facilite la transmission des informations du management aux intervenants terrain, la remontée de données en temps réel ou encore l’enregistrement et le partage de documentation utile. Soo-Dispatch dispose également d’une fonctionnalité qui permet de définir, suivre et optimiser la mobilité de ses techniciens.

Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et en praticité. Un code couleur détermine ou en sont les opérateurs de terrain et un trackeur fait remonter les données kilométriques en cas de déplacement, en temps réel.

Vous souhaitez découvrir notre solution ? N’hésitez pas à vous renseigner au sujet de nos fonctionnalités et, le cas échéant, à nous contacter pour une démonstration gratuite et enrichissante.

Réduire le temps de trajet des opérateurs de maintenance : notre conclusion

Il est possible de mieux gérer les temps de trajet de ses intervenants terrain en améliorant la communication interne. Les outils désormais à portée facilitent la transmission de l’information et permettent de mieux absorber les aléas du quotidien. De même, en planifiant à l’avance (peut-être grâce à une IA) une entreprise offre à ses intervenants, la possibilité de mieux se préparer.

Mais le plus important reste probablement le quadrillage d’une zone définie. En limitant le champ d’action d’un opérateur de maintenance, une entreprise limite les longs déplacements et favorise les interventions sur zone. De cette manière, le nombre d’interventions est plus important puisque les temps de trajet sont considérablement limités.

Pourquoi dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance ?

par | Déc 24, 2020 | Nouvelles technologies

À l’heure où de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions digitales de gestion, la question de la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance se pose notamment au sein des sociétés spécialisées dans le secteur de la maintenance. En effet, la technologie évolue au même rythme que les process en place, permettant ainsi de gagner en productivité, mais également d’améliorer la qualité de sa relation client. Les intervenants terrain se concentrent désormais sur leur corps de métier et réduisent le temps passé à gérer les rapports d’intervention.

Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique
– Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux
Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal
2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts
3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client
4 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance : la solution Soo-Dispatch
Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion

Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique

Dans le cadre d’une intervention de maintenance, le travail d’un intervenant terrain est de résoudre une problématique précise. C’est d’ailleurs la raison même pour laquelle il est appelé à se rendre sur place. Or, le temps passé sur site est parfois réduit à cause du travail administratif. Documentation, rapport d’interventions, signatures, le mainteneur/installateur a souvent de nombreuses tâches annexes à l’intervention à gérer. Des tâches qui peuvent vite être redondantes et chronophages.

Parfois considérées comme secondaires alors qu’essentielles, ces tâches peuvent être mal exécutées. Incomplet, écrit rapidement, champs non-remplis, les rapports d’intervention sont parfois rendus avant d’être repris, retravaillé, entraînant par la même occasion, une accumulation des tâches et une accumulation des retards, de la part du service administratif. Les relances s’opèrent et les échanges se multiplient entre les principaux acteurs du dossier, entraînant une perte de temps et d’argent.

Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux

Aujourd’hui, la technologie permet de pallier ces besoins. Elle aide à mettre en place des processus de gestion clairs et rapides permettant de dématérialiser ses rapports d’intervention. Une entreprise gagne alors en productivité et améliore la relation qu’elle entretient avec sa clientèle. Les données sont rapidement transmises, rapidement gérées et sont complètes. Comme nous avons pu le voir, se tourner vers une solution digitale peut-être intéressant. Celles-ci sont d’ailleurs nombreuses.

Enfin, et point crucial, notre outil favorise la gestion du reporting, qu’il soit financier avec des modèles de pré-facturation client et intervenant externe, ou qu’il soit interne à l’entreprise. En permettant de générer des rapports d’interventions clairs, agrémentés de photos ou de notes, les intervenants génèrent des reporting complet qui sont ensuite stockés dans le cloud. Nos équipes de support pilotent et accompagnent certaines opérations en back-office, comprenant parfaitement les enjeux logistiques.

Pourquoi dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance ?

1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal

Notre solution Soo-Dispatch+ met en avant un logiciel complet, grâce auquel il est possible de gérer un bon nombre de fonctionnalités liées au quotidien de sa société de maintenance (calcul des frais, pré-facturation) etc. Ces fonctionnalités sont renforcées par notre outil de reporting, qui permet de générer un rapport d’intervention complet et documenté. En temps réel, l’intervenant peut également incorporer des documents voire même des photographies dans le dossier client. 

Les avantages liés à la dématérialisation des rapports d’interventions de maintenance sont assez nombreux. Cela permet de gagner du temps, puisque les informations remontent en temps réel, sont complètes et détaillées. Cela permet également d’éviter le moindre risque lié à la perte d’un dossier. L’ensemble des données est enregistré dans une base de données claire et accessible, généralement dans le cloud. Enfin, cela élimine les risques liés à la falsification et aux problèmes rencontrés avec ses clients.

2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts

Concentrons-nous ici sur :

– La praticité : la dématérialisation des rapports d’intervention permet de produire des rapports de manière simple et rapide. Ces rapports s’exécutent depuis une plateforme de gestion, comme Soo-Dispatch, voire depuis une application mobile directement sur le terrain. Des textes ainsi que des images et de petites notes peuvent être incorporés, pour un dossier complet. En cas de nouvelle intervention pour un problème similaire chez le même client, les précédents rapports peuvent être rapidement consultés, voire mis à jour.

– La réduction des coûts : se tourner vers une solution digitale, 100% cloud comme Soo-Dispatch, c’est également prendre la décision de réduire ses coûts. En effet, l’utilisation d’un logiciel ou d’une application signifie la fin des dépenses liées au papier, à l’encre, à l’envoi et l’attente de document. En d’autres termes, tout se fait beaucoup plus vite, avec beaucoup moins de ressources. L’ensemble des équipes gagnent ainsi en productivité.

– La flexibilité : la simplification des tâches offre de nouvelles possibilités. En effet, les process peuvent être vus, revus, optimisés, donnant ainsi lieu à une flexibilité que la gestion des rapports d’intervention papier, sur terrain, n’offrait pas. 

 

3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client

La centralisation de données digitalisées permet de regrouper dans un seul endroit, accessible à tous et en tout temps, les données d’un client. De cette façon, une entreprise spécialisée dans les opérations de maintenance et les interventions terrains peut suivre, sans interruption le cheminement autour du client. 

En effet, il est tout de suite plus simple de vérifier ce qui a été effectué auparavant. Un point très important, puisque cela permet de créer une relation d’unicité avec sa clientèle et donc, d’adresser des messages personnalisés et adaptés aux attentes et besoins de ces mêmes clients. Une relation sur le long-terme s’installe et le message véhiculé par la société, qui semble comprendre et connaître les besoins de sa clientèle, est tout de suite mieux accepté.

De même, la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance permet d’ajuster l’équilibre entre personnalisation et efficacité terrain. Si les outils digitaux ne remplacent pas les intervenants, ces derniers permettent d’optimiser le temps passé sur site. Ainsi, en pouvant se focaliser sur l’essentiel, les intervenants fournissent un travail plus efficace. Une manière également pour eux de gagner en productivité et de rendre un service de qualité. Là encore, un point utile pour une entreprise qui souhaite conserver ou renforcer son image.

4 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance : la solution Soo-Dispatch

Soo-Dispatch est une solution complète, permettant aux entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation de digitaliser la gestion de leurs interventions. En effet, notre outil permet aux donneurs d’ordre d’avoir la mainmise sur tout un ensemble de projets et d’optimiser certains points cruciaux, dans le but de gagner en productivité.

Par exemple, Soo-Dispatch+ offre un accès en temps réel aux opérations en cours ou terminées, permettant ainsi d’envoyer certains opérateurs techniques sur de nouvelles opérations inattendues. Enfin, Soo-Dispatch+ permet de gérer de manière dématérialisée, l’ensemble de ses rapports d’interventions de maintenance : de leur création à leur optimisation en passant pas leur analyse, ces données sont accessibles à tous, en tout temps.

Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion

La dématérialisation de ses rapports d’intervention apporte son lot de nouveautés et d’optimisations, permettant à une entreprise d’embrasser le virage de la transition digitale. En libérant les intervenants terrain du poids du reporting, en permettant de stocker et rendre accessibles de nombreuses données client en quelques minutes et en renforçant la relation entre sa marque et sa clientèle, la dématérialisation apporte de nombreux points positifs.

Toutefois, un tel projet se met en place de manière réfléchie. La formation et le support sont ainsi importants avant que le pilotage des interventions de maintenance ne se fasse de manière efficace. Pour plus d’informations sur notre outil, voire une démonstration, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet. Nos équipes vous reviendront dans de brefs délais.