Intervention de maintenance : réduire le temps de trajet

Mobilité

Au quotidien, les trajets d’un opérateur de maintenance peuvent représenter entre 33 et 50% du temps de travail. Dès lors, la question du temps passé sur la route se pose. En effet, il peut être intéressant pour une entreprise de se pencher sur la question de l’optimisation des temps de trajets entre chaque intervention, afin de gagner en productivité.

En effet, pour une entreprise spécialisée dans les secteurs de la maintenance et de l’installation, une opérateur n’est rentable que lorsqu’il est sur site. En réduisant les temps de trajets, il est alors possible d’augmenter le nombre d’interventions.

Reste à déterminer comment opérer. Alors, comment réduire les temps de trajets entre chaque intervention pour les techniciens de maintenance et d’installation ? Une question à laquelle nous allons répondre dans la suite de cet article.

Comment réduire les temps de trajet entre chaque intervention de maintenance ?
1 – Réduire les temps de trajets des intervenants de maintenance grâce au digital
2 – Réduire les temps de trajets des opérateurs terrain, par la planification
3 – Optimiser les temps de trajets en améliorant la communication interne
4 – Se tourner vers les outils du quotidien (smartphone, application)
Soo-Dispatch, pour réduire les temps de trajets des opérateurs de maintenance 

Comment réduire les temps de trajet entre chaque intervention ?

1 – Réduire les temps de trajets des intervenants de maintenance grâce au digital

Qu’on se le dise, le temps du ‘tout-papier’, s’il n’est pas révolu, est sur le point de l’être. D’ici les prochaines années, le digital occupera 99% des stratégies d’entreprises. D’ailleurs, la crise actuelle liée au covid-19 participe à l’accélération de cette transition digitale, puisque les sociétés se retrouvent désormais obligées de se tourner vers des solutions leur permettant de continuer à travailler, même à distance.

Aussi insolite que cela puisse paraître, les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation doivent elles aussi embrasser ce virage numérique. Si les interventions se font toujours sur terrain, la gestion des projets peut être effectuée à distance. De même, le digital permet à ces sociétés d’optimiser un certains nombres de facteurs ayant un impact sur la trésorerie et la rentabilité, dont le temps passé sur route par les opérateurs terrain.

La transition numérique, facteur de productivité

Les vieux usages, à savoir la fameuse feuille de route, étaient et sont toujours peu pratiques. Les interventions étant prévues, en cas de soucis rencontrés les opérateurs sont obligés de dérouter ou rebrousser chemin. En suivant ses techniciens à distance, le management dispose de données utiles qu’il va pouvoir analyser dans son reporting afin d’optimiser le temps de trajets des opérateurs de maintenance. Cela passe également par une planification intelligente.

2 – Réduire les temps de trajets des opérateurs terrain, par la planification

Le numérique facilite grandement la vie des entreprises. S’il est désormais possible de suivre à la trace les kilomètres effectués par ses intervenants, une entreprise va devoir optimiser ces données, afin de rendre ses services plus efficaces et donc plus rentables.

En effet, le déplacement des opérateurs de maintenance est un facteur qui coûte cher à une société puisque plusieurs coûts sont impliqués :

  • En déplacement, un intervenant n’est pas sur site, il ne rapport donc rien
  • En plein trajets, un intervenant de maintenance entraîne des frais (kilométrique, d’usure). Ils coûtent donc plus que ce qu’il ne rapport.

Dans l’idée, il faut que ce dernier soit sur site plus souvent tout en se déplaçant moins, pour être plus rentable à sa société de maintenance.

Mais comment faire ? 

Planifier, délimiter et distribuer pour réduire les temps de trajets

Il faut planifier de manière efficace. Une région, un département peuvent être découpés en plusieurs zones géographiques qui seront ensuite attribuées à tel ou tel intervenant. Ce dernier aura pour mission de ne circuler et intervenir, que dans cette zone. En agissant ainsi, les déplacements se cantonnent à une zone précise, sont donc moins conséquents et l’intervenant en maintenance gagne du temps sur site. 

De même, planifier à l’avance permet d’avoir une idée précise des opérations de maintenance qui attendent l’opérateur. En effet, avec une feuille de route à la semaine, un intervenant sait ce qu’il a à faire et ce qu’il va devoir faire dans les jours à venir. En étant préparé à ces trajets et ses interventions sur le terrain, ce dernier sait précisément où il met les pieds. Mieux préparé, l’opérateur de maintenance peut également mieux gérer les imprévus qui peuvent être amenés à se déclarer. 

Enfin, l’intelligence artificielle permet, elle aussi, de mieux gérer ses plannings. Certains outils intelligents évaluent l’ensemble des possibilités et proposent un calendrier efficace et optimisé, que ce soit au niveau du nombre d’interventions à réaliser sur site, sur une période définie, ou sur une zone géographique définie.

3 – Optimiser les temps de trajets en améliorant la communication interne

La communication interne joue un grand rôle dans l’optique de mieux gérer les temps de trajets liés aux déplacements sur site des opérateurs de maintenance. En effet, en échangeant des informations rapidement et en temps réel, l’intervenant terrain et le donneur d’ordres renforcent la position de l’entreprise face aux imprévus. 

Prenons l’exemple d’une intervention en urgence :

L’intervenant terrain est en pleine intervention. La géolocalisation offerte par les outils digitaux permet au management de déterminer quel opérateur de maintenance se trouve à distance respectable du lieu d’intervention à venir, disposant des qualités et des connaissances nécessaires pour mener à bien la mission confiée.

Un appel, un message ou une notification lui permettent alors d’obtenir une information claire et détaillée sur le projet à venir. Notre outil Soo-Dispatch+ facilite cette transmission de données. En effet, il est possible de créer un cas, une « affaire », tout en incorporant dans le dossier un ensemble d’informations nécessaires et utiles ayant un rapport avec l’intervention (EDI, documentation, notes, contacts).

Ces informations permettent d’éviter les allers et retours entre lieu d’intervention et lieu de travail et donc, de partir directement sur site. De même, l’intervenant terrain choisi est celui qui se trouve le plus proche de l’endroit dont l’intervention doit se faire en urgence.

4 – Se tourner vers les outils du quotidien (smartphone, application)

Aujourd’hui, certains outils voire application permettent d’avoir accès aux informations importantes concernant la sécurité routière, le trafic et autres, directement en quelques clics. Des applications dédiées aident à contourner les routes bouchées ou accidentées, afin d’arriver en temps et en heure à son point d’arrivée. Certaines sont renommées, comme Google Maps ou Waze. Des outils gratuits et à disposition que les professionnels de la maintenance peuvent utiliser afin de réduire les temps de trajet entre chaque intervention.

Soo-Dispatch, pour réduire les temps de trajets des opérateurs de maintenance 

Un outil tel que Soo-Dispatch, 100% cloud, facilite la transmission des informations du management aux intervenants terrain, la remontée de données en temps réel ou encore l’enregistrement et le partage de documentation utile. Soo-Dispatch dispose également d’une fonctionnalité qui permet de définir, suivre et optimiser la mobilité de ses techniciens.

Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et en praticité. Un code couleur détermine ou en sont les opérateurs de terrain et un trackeur fait remonter les données kilométriques en cas de déplacement, en temps réel.

Vous souhaitez découvrir notre solution ? N’hésitez pas à vous renseigner au sujet de nos fonctionnalités et, le cas échéant, à nous contacter pour une démonstration gratuite et enrichissante.

Réduire le temps de trajet des opérateurs de maintenance : notre conclusion

Il est possible de mieux gérer les temps de trajet de ses intervenants terrain en améliorant la communication interne. Les outils désormais à portée facilitent la transmission de l’information et permettent de mieux absorber les aléas du quotidien. De même, en planifiant à l’avance (peut-être grâce à une IA) une entreprise offre à ses intervenants, la possibilité de mieux se préparer.

Mais le plus important reste probablement le quadrillage d’une zone définie. En limitant le champ d’action d’un opérateur de maintenance, une entreprise limite les longs déplacements et favorise les interventions sur zone. De cette manière, le nombre d’interventions est plus important puisque les temps de trajet sont considérablement limités.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel.
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique s’appuie sur les DataCenter OVH en France, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive de vos équipements avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de vos équipements. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de l'intervention  proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain. Cependant, les entreprises gagnent en productivité et pouvent générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène. Notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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