La maintenance et l’installation, à l’heure du covid-19

Maintenance

Le covid-19 oblige de nombreux professionnels, entrepreneurs et entreprises à revoir leur façon de fonctionner. Parmi les principaux secteurs touchés, ceux du tourisme, de l’hôtellerie-restauration ou encore de la culture. Pour autant, d’autres entreprises doivent elles aussi s’adapter, comme la grande distribution ou encore, les entreprises issues des secteurs de la maintenance et de l’installation. 

En effet, les intervenants terrain de même que les donneurs d’ordres doivent jongler entre productivité et respects des gestes barrières, afin d’assurer la pérennité de leur entreprise, la sécurité et la santé des intervenants (internes et externes) mais aussi et surtout de leurs clients. L’occasion de revenir sur la façon dont les entreprises spécialisées dans les interventions de maintenance font, afin de s’adapter au covid-19.

La maintenance et l’installation, à l’heure du covid-19
Maintenance et installation : à l’heure du covid-19
L’employeur a des obligations vis-à-vis de ses intervenants en maintenance
La crise du covid-19 entraîne des incertitudes
Le rôle des managers de maintenance à l’heure du covid-19
Managers, rappelez les consignes à mettre en place
Réduire les déplacements pour vos opérations de maintenance
Les nouvelles technologies, au service des mainteneurs et installateurs 
Digitaliser ses services de maintenance : une réponse à la crise du covid-19 
Optimiser ses process, grâce à Soo-Dispatch
Assurer sa trésorerie, condition sine qua non pour survivre
Réduire les délais, importance capitale en période de covid-19

La maintenance et l’installation à l’heure du covid-19

L’employeur a des obligations vis-à-vis de ses intervenants en maintenance

L’article L4121-1 du code du travail du Code du Travail stipule que l’employeur, peu importe le secteur, se doit de tout faire afin d’assurer la sécurité des membres de ses équipes. Un point important, car en cas de manquement, la justice peut se pencher sur le dossier.

À l’heure de la crise du civid-19, les règles de base imposées à l’encontre des entreprises sont connues de tous. Les gestes barrières doivent être respectés, à commencer par le port du masque ou encore la distanciation sociale. Chez les mainteneurs et les installateurs, la question ne se pose donc pas. En revanche, un employeur peut imposer d’autres règles, comme l’obligation de se désinfecter les mains, de désinfecter ses outils avant de les ranger etc.

Le covid-19 entraîne certaines incertitudes

L’ensemble des règles imposées par le gouvernement et l’employeur sont également amenées à évoluer en fonction de la pandémie. Si la situation revient à la normale, il y a fort à parier que les façons de travailler évolueront elles aussi. En cas de renforcement des mesures, les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention devront s’adapter. Afin de rester au fait de l’évolution, le ministère du Travail ainsi que le ministère de la Santé mettent régulièrement à jour leurs données.

Le rôle des managers de maintenance à l’heure du covid-19

Managers, rappelez les consignes à mettre en place

Les consignes de sécurité doivent être respectées par l’ensemble des professionnels, intervenants externes compris. Chez les mainteneurs ou les installateurs n’ayant pas opté pour le virage digital, une check-list sur format papier peut être distribuée à l’ensemble des collaborateurs dans le but de rappeler les consignes à respecter ainsi que les risques encourus.

Pour les sociétés de maintenance ayant débuté leur transition digitale et disposant d’un service ou d’un outil facilitant la gestion digitale et à distance, comme une application, une notification où un simple message rappelant là encore les règles à respecter peut être envoyé. Une manière pour l’employeur de garder une trace de l’ensemble des mesures mises en place en cette période de pandémie, afin de garantir la sécurité des employés ainsi que des clients.

Réduire les déplacements pour vos opérations de maintenance

La situation sanitaire et les consignes actuellement en place incitent également les entreprises à réduire les déplacements ainsi que les interactions. Mais comment peuvent donc s’organiser les sociétés spécialisées dans le secteur de la maintenance afin de répondre à ces nouveaux besoins liés à la crise du covid-19 ? En effet, les interventions réclament obligatoirement un déplacement et, la plupart du temps, une interaction avec le client. Aujourd’hui cependant, il faut faire preuve d’adaptation et éviter de se rencontrer au maximum. La distanciation sociale est de mise, de même qu’une discussion au début et à la toute fin des opérations.

Quid des rencontres professionnelles, au bureau ? Là encore, celles-ci peuvent être évitées, tout du moins, limitées. En effet, en axant son activité sur les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle ou un outil de gestion et de centralisation de son activité, il est alors possible de continuer à assurer le bon déroulement de son activité, mais à distance. Les données s’échangent rapidement grâce aux outils à disposition et il n’est pas nécessaire d’entrer en contact et donc, de prendre des risques sanitaires.

La technologie, au service des mainteneurs et installateurs en période de covid-19 

Digitaliser ses services de maintenance : une réponse à la pandémie mondiale 

L’un des points principaux de la stratégie à opter pour faire face au covid-19 est, la digitalisation de ses opérations. S’il est bien évidemment impossible de ne pas se rendre sur site, les intervenants en maintenance peuvent compter sur des logiciels tels que Soo-Dispatch+ afin d’assurer la bonne gestion et le bon déroulement des leurs tâches quotidiennes grâce à ses fonctionnalités de planification des tournées.

Soo-dispatch est un outil 100% cloud, qui permet à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise spécialisée dans la maintenance et l’installation d’avoir accès à un ensemble d’informations et de fonctionnalités. Notre outil permet de prendre des rendez-vous, de gérer les intervenants à distance grâce aux informations remontant en temps réel, de savoir quelles opérations sont en cours ou sont terminées.

Optimiser ses process, grâce à Soo-Dispatch+

Nos fonctionnalités permettent également de générer des modèles de facturation client ou intervenant externe, de générer des états de reporting ou encore de faire remonter des informations complémentaires grâce à notre système EDI. Photos, vidéos, notes sont ainsi ajoutées afin de faciliter la transmission des informations entre les différents secteurs de l’entreprise.

En optant pour une solution telle que la nôtre, vous assurez à votre entreprise, en situation de covid-19, de limiter les rencontres tout en favorisant la transition digitale. De cette façon, vos outils sont optimisés, votre communication interne est renforcée permettant ainsi de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur-ajoutée, vous renforcez votre relation client et donc améliorez votre image de marque. Autre point, en assurant la continuité de ses services, vous assurez une rentrée de trésorerie important en temps de pandémie.

Assurer sa trésorerie, condition sine qua non pour survivre

Nous avons pu en témoigner au cours du confinement allant des mois de mars à mai, de nombreuses entreprises n’étaient pas préparées. Que ce soit d’un point de vue matériel (télétravail) ou financier (manque de ressources), toutes ont dû s’adapter. Aujourd’hui, force est de constater que toutes sont mieux armées. Attention cependant, la situation reste très fragile, surtout chez les TPE et PME qui ne disposent pas des ressources des grands groupes.

En se tournant vers une solution digitale, comme Soo-Dispatch, votre entreprise conserve une activité, même réduite. Par la même occasion, votre entreprise assure une entrée d’argent rapide grâce aux fonctionnalités favorisant la génération de factures. Un processus qui peut ne prendre que quelques minutes seulement, Soo-Dispatch présentant des modèles de pré-facturation à personnaliser et optimiser. 

Réduire les délais de paiements, importance capitale en période de covid-19

Les délais liés à une stratégie papier sont considérablement réduits. Les TPE/PME spécialisées dans les secteurs de l’intervention et de la maintenance se renforcent sur ce point, permettant ainsi de mieux gérer les périodes de creux et les troubles liés à certaines mesures gouvernementales imposées afin de lutter contre la pandémie de covid-19.

Conclusion

La crise du covid-19 a rebattu de nombreuses cartes. Des millions d’entreprises à travers le monde ont été forcées de s’adapter aux nouvelles règles en vigueur. Le secteur de la maintenance, lui, n’a pas été épargné et il est important pour les équipes dirigeantes de mettre au point certaines règles d’usage à respecter. Gestes barrières, gestion de la trésorerie, digitalisation des services : le covid-19 représente une menace, mais également une belle opportunité afin de revoir l’ensemble de son fonctionnement, dans le but de le rendre plus fluide, plus efficace et mieux renforcé. Opter pour une solution comme Soo-Dipatch+ permet de fluidifier son fonctionnement, renforcer sa trésorerie et répondre à certains besoins sanitaires. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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