Pourquoi dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance ?

Maintenance

À l’heure où de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions digitales de gestion, la question de la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance se pose notamment au sein des sociétés spécialisées dans le secteur de la maintenance. En effet, la technologie évolue au même rythme que les process en place, permettant ainsi de gagner en productivité, mais également d’améliorer la qualité de sa relation client. Les intervenants terrain se concentrent désormais sur leur corps de métier et réduisent le temps passé à gérer les rapports d’intervention.

Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique
– Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux
Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal
2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts
3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client
4 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance : la solution Soo-Dispatch
Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion

Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique

Dans le cadre d’une intervention de maintenance, le travail d’un intervenant terrain est de résoudre une problématique précise. C’est d’ailleurs la raison même pour laquelle il est appelé à se rendre sur place. Or, le temps passé sur site est parfois réduit à cause du travail administratif. Documentation, rapport d’interventions, signatures, le mainteneur/installateur a souvent de nombreuses tâches annexes à l’intervention à gérer. Des tâches qui peuvent vite être redondantes et chronophages.

Parfois considérées comme secondaires alors qu’essentielles, ces tâches peuvent être mal exécutées. Incomplet, écrit rapidement, champs non-remplis, les rapports d’intervention sont parfois rendus avant d’être repris, retravaillé, entraînant par la même occasion, une accumulation des tâches et une accumulation des retards, de la part du service administratif. Les relances s’opèrent et les échanges se multiplient entre les principaux acteurs du dossier, entraînant une perte de temps et d’argent.

Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux

Aujourd’hui, la technologie permet de pallier ces besoins. Elle aide à mettre en place des processus de gestion clairs et rapides permettant de dématérialiser ses rapports d’intervention. Une entreprise gagne alors en productivité et améliore la relation qu’elle entretient avec sa clientèle. Les données sont rapidement transmises, rapidement gérées et sont complètes. Comme nous avons pu le voir, se tourner vers une solution digitale peut-être intéressant. Celles-ci sont d’ailleurs nombreuses.

Enfin, et point crucial, notre outil favorise la gestion du reporting, qu’il soit financier avec des modèles de pré-facturation client et intervenant externe, ou qu’il soit interne à l’entreprise. En permettant de générer des rapports d’interventions clairs, agrémentés de photos ou de notes, les intervenants génèrent des reporting complet qui sont ensuite stockés dans le cloud. Nos équipes de support pilotent et accompagnent certaines opérations en back-office, comprenant parfaitement les enjeux logistiques.

Pourquoi dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance ?

1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal

Notre solution Soo-Dispatch+ met en avant un logiciel complet, grâce auquel il est possible de gérer un bon nombre de fonctionnalités liées au quotidien de sa société de maintenance (calcul des frais, pré-facturation) etc. Ces fonctionnalités sont renforcées par notre outil de reporting, qui permet de générer un rapport d’intervention complet et documenté. En temps réel, l’intervenant peut également incorporer des documents voire même des photographies dans le dossier client. 

Les avantages liés à la dématérialisation des rapports d’interventions de maintenance sont assez nombreux. Cela permet de gagner du temps, puisque les informations remontent en temps réel, sont complètes et détaillées. Cela permet également d’éviter le moindre risque lié à la perte d’un dossier. L’ensemble des données est enregistré dans une base de données claire et accessible, généralement dans le cloud. Enfin, cela élimine les risques liés à la falsification et aux problèmes rencontrés avec ses clients.

2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts

Concentrons-nous ici sur :

– La praticité : la dématérialisation des rapports d’intervention permet de produire des rapports de manière simple et rapide. Ces rapports s’exécutent depuis une plateforme de gestion, comme Soo-Dispatch, voire depuis une application mobile directement sur le terrain. Des textes ainsi que des images et de petites notes peuvent être incorporés, pour un dossier complet. En cas de nouvelle intervention pour un problème similaire chez le même client, les précédents rapports peuvent être rapidement consultés, voire mis à jour.

– La réduction des coûts : se tourner vers une solution digitale, 100% cloud comme Soo-Dispatch, c’est également prendre la décision de réduire ses coûts. En effet, l’utilisation d’un logiciel ou d’une application signifie la fin des dépenses liées au papier, à l’encre, à l’envoi et l’attente de document. En d’autres termes, tout se fait beaucoup plus vite, avec beaucoup moins de ressources. L’ensemble des équipes gagnent ainsi en productivité.

La flexibilité : la simplification des tâches offre de nouvelles possibilités. En effet, les process peuvent être vus, revus, optimisés, donnant ainsi lieu à une flexibilité que la gestion des rapports d’intervention papier, sur terrain, n’offrait pas. 

 

3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client

La centralisation de données digitalisées permet de regrouper dans un seul endroit, accessible à tous et en tout temps, les données d’un client. De cette façon, une entreprise spécialisée dans les opérations de maintenance et les interventions terrains peut suivre, sans interruption le cheminement autour du client. 

En effet, il est tout de suite plus simple de vérifier ce qui a été effectué auparavant. Un point très important, puisque cela permet de créer une relation d’unicité avec sa clientèle et donc, d’adresser des messages personnalisés et adaptés aux attentes et besoins de ces mêmes clients. Une relation sur le long-terme s’installe et le message véhiculé par la société, qui semble comprendre et connaître les besoins de sa clientèle, est tout de suite mieux accepté.

De même, la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance permet d’ajuster l’équilibre entre personnalisation et efficacité terrain. Si les outils digitaux ne remplacent pas les intervenants, ces derniers permettent d’optimiser le temps passé sur site. Ainsi, en pouvant se focaliser sur l’essentiel, les intervenants fournissent un travail plus efficace. Une manière également pour eux de gagner en productivité et de rendre un service de qualité. Là encore, un point utile pour une entreprise qui souhaite conserver ou renforcer son image.

4 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance : la solution Soo-Dispatch

Soo-Dispatch est une solution complète, permettant aux entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation de digitaliser la gestion de leurs interventions. En effet, notre outil permet aux donneurs d’ordre d’avoir la mainmise sur tout un ensemble de projets et d’optimiser certains points cruciaux, dans le but de gagner en productivité.

Par exemple, Soo-Dispatch+ offre un accès en temps réel aux opérations en cours ou terminées, permettant ainsi d’envoyer certains opérateurs techniques sur de nouvelles opérations inattendues. Enfin, Soo-Dispatch+ permet de gérer de manière dématérialisée, l’ensemble de ses rapports d’interventions de maintenance : de leur création à leur optimisation en passant pas leur analyse, ces données sont accessibles à tous, en tout temps.

Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion

La dématérialisation de ses rapports d’intervention apporte son lot de nouveautés et d’optimisations, permettant à une entreprise d’embrasser le virage de la transition digitale. En libérant les intervenants terrain du poids du reporting, en permettant de stocker et rendre accessibles de nombreuses données client en quelques minutes et en renforçant la relation entre sa marque et sa clientèle, la dématérialisation apporte de nombreux points positifs.

Toutefois, un tel projet se met en place de manière réfléchie. La formation et le support sont ainsi importants avant que le pilotage des interventions de maintenance ne se fasse de manière efficace. Pour plus d’informations sur notre outil, voire une démonstration, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet. Nos équipes vous reviendront dans de brefs délais.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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