À l’heure où de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions digitales de gestion, la question de la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance se pose notamment au sein des sociétés spécialisées dans le secteur de la maintenance. En effet, la technologie évolue au même rythme que les process en place, permettant ainsi de gagner en productivité, mais également d’améliorer la qualité de sa relation client. Les intervenants terrain se concentrent désormais sur leur corps de métier et réduisent le temps passé à gérer les rapports d’intervention.
Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique
– Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux
Pourquoi dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance ?
1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal
2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts
3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client
4 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance : la solution Soo-Dispatch
Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion
Rapports d’interventions de maintenance : une vraie problématique
Dans le cadre d’une intervention de maintenance, le travail d’un intervenant terrain est de résoudre une problématique précise. C’est d’ailleurs la raison même pour laquelle il est appelé à se rendre sur place. Or, le temps passé sur site est parfois réduit à cause du travail administratif. Documentation, rapport d’interventions, signatures, le mainteneur/installateur a souvent de nombreuses tâches annexes à l’intervention à gérer. Des tâches qui peuvent vite être redondantes et chronophages.
Parfois considérées comme secondaires alors qu’essentielles, ces tâches peuvent être mal exécutées. Incomplet, écrit rapidement, champs non-remplis, les rapports d’intervention sont parfois rendus avant d’être repris, retravaillé, entraînant par la même occasion, une accumulation des tâches et une accumulation des retards, de la part du service administratif. Les relances s’opèrent et les échanges se multiplient entre les principaux acteurs du dossier, entraînant une perte de temps et d’argent.
Gérer ses tâches quotidiennes à l’aide d’outils digitaux
Aujourd’hui, la technologie permet de pallier ces besoins. Elle aide à mettre en place des processus de gestion clairs et rapides permettant de dématérialiser ses rapports d’intervention. Une entreprise gagne alors en productivité et améliore la relation qu’elle entretient avec sa clientèle. Les données sont rapidement transmises, rapidement gérées et sont complètes. Comme nous avons pu le voir, se tourner vers une solution digitale peut-être intéressant. Celles-ci sont d’ailleurs nombreuses.
Enfin, et point crucial, notre outil favorise la gestion du reporting, qu’il soit financier avec des modèles de pré-facturation client et intervenant externe, ou qu’il soit interne à l’entreprise. En permettant de générer des rapports d’interventions clairs, agrémentés de photos ou de notes, les intervenants génèrent des reporting complet qui sont ensuite stockés dans le cloud. Nos équipes de support pilotent et accompagnent certaines opérations en back-office, comprenant parfaitement les enjeux logistiques.
Pourquoi dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance ?
1 – Le digital, pour plus de sécurité d’un point de vue légal
Notre solution Soo-Dispatch+ met en avant un logiciel complet, grâce auquel il est possible de gérer un bon nombre de fonctionnalités liées au quotidien de sa société de maintenance (calcul des frais, pré-facturation) etc. Ces fonctionnalités sont renforcées par notre outil de reporting, qui permet de générer un rapport d’intervention complet et documenté. En temps réel, l’intervenant peut également incorporer des documents voire même des photographies dans le dossier client.
Les avantages liés à la dématérialisation des rapports d’interventions de maintenance sont assez nombreux. Cela permet de gagner du temps, puisque les informations remontent en temps réel, sont complètes et détaillées. Cela permet également d’éviter le moindre risque lié à la perte d’un dossier. L’ensemble des données est enregistré dans une base de données claire et accessible, généralement dans le cloud. Enfin, cela élimine les risques liés à la falsification et aux problèmes rencontrés avec ses clients.
2 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance, pour réduire ses coûts
Concentrons-nous ici sur :
– La praticité : la dématérialisation des rapports d’intervention permet de produire des rapports de manière simple et rapide. Ces rapports s’exécutent depuis une plateforme de gestion, comme Soo-Dispatch, voire depuis une application mobile directement sur le terrain. Des textes ainsi que des images et de petites notes peuvent être incorporés, pour un dossier complet. En cas de nouvelle intervention pour un problème similaire chez le même client, les précédents rapports peuvent être rapidement consultés, voire mis à jour.
– La réduction des coûts : se tourner vers une solution digitale, 100% cloud comme Soo-Dispatch, c’est également prendre la décision de réduire ses coûts. En effet, l’utilisation d’un logiciel ou d’une application signifie la fin des dépenses liées au papier, à l’encre, à l’envoi et l’attente de document. En d’autres termes, tout se fait beaucoup plus vite, avec beaucoup moins de ressources. L’ensemble des équipes gagnent ainsi en productivité.
– La flexibilité : la simplification des tâches offre de nouvelles possibilités. En effet, les process peuvent être vus, revus, optimisés, donnant ainsi lieu à une flexibilité que la gestion des rapports d’intervention papier, sur terrain, n’offrait pas.
3 – Dématérialiser ses rapports d’interventions de maintenance profite à la relation client
La centralisation de données digitalisées permet de regrouper dans un seul endroit, accessible à tous et en tout temps, les données d’un client. De cette façon, une entreprise spécialisée dans les opérations de maintenance et les interventions terrains peut suivre, sans interruption le cheminement autour du client.
En effet, il est tout de suite plus simple de vérifier ce qui a été effectué auparavant. Un point très important, puisque cela permet de créer une relation d’unicité avec sa clientèle et donc, d’adresser des messages personnalisés et adaptés aux attentes et besoins de ces mêmes clients. Une relation sur le long-terme s’installe et le message véhiculé par la société, qui semble comprendre et connaître les besoins de sa clientèle, est tout de suite mieux accepté.
De même, la dématérialisation de ses rapports d’interventions de maintenance permet d’ajuster l’équilibre entre personnalisation et efficacité terrain. Si les outils digitaux ne remplacent pas les intervenants, ces derniers permettent d’optimiser le temps passé sur site. Ainsi, en pouvant se focaliser sur l’essentiel, les intervenants fournissent un travail plus efficace. Une manière également pour eux de gagner en productivité et de rendre un service de qualité. Là encore, un point utile pour une entreprise qui souhaite conserver ou renforcer son image.
4 – Dématérialiser ses rapports d’intervention de maintenance : la solution Soo-Dispatch
Soo-Dispatch est une solution complète, permettant aux entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation de digitaliser la gestion de leurs interventions. En effet, notre outil permet aux donneurs d’ordre d’avoir la mainmise sur tout un ensemble de projets et d’optimiser certains points cruciaux, dans le but de gagner en productivité.
Par exemple, Soo-Dispatch+ offre un accès en temps réel aux opérations en cours ou terminées, permettant ainsi d’envoyer certains opérateurs techniques sur de nouvelles opérations inattendues. Enfin, Soo-Dispatch+ permet de gérer de manière dématérialisée, l’ensemble de ses rapports d’interventions de maintenance : de leur création à leur optimisation en passant pas leur analyse, ces données sont accessibles à tous, en tout temps.
Dématérialiser ses rapports d’interventions : notre conclusion
La dématérialisation de ses rapports d’intervention apporte son lot de nouveautés et d’optimisations, permettant à une entreprise d’embrasser le virage de la transition digitale. En libérant les intervenants terrain du poids du reporting, en permettant de stocker et rendre accessibles de nombreuses données client en quelques minutes et en renforçant la relation entre sa marque et sa clientèle, la dématérialisation apporte de nombreux points positifs.
Toutefois, un tel projet se met en place de manière réfléchie. La formation et le support sont ainsi importants avant que le pilotage des interventions de maintenance ne se fasse de manière efficace. Pour plus d’informations sur notre outil, voire une démonstration, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet. Nos équipes vous reviendront dans de brefs délais.
