Dématérialiser les fiches d’intervention pour optimiser la gestion de la maintenance

Bonnes pratiques, Maintenance

Dématérialisation : quand la gestion optimise la maintenance

Le digital est partout aujourd’hui. Et plus encore du fait de la crise sanitaire, la dématérialisation des données est une problématique récurrente dans tous les secteurs. Pourtant, rien ne peut remplacer l’intervention humaine lorsqu’il s’agit de réparer une pièce défectueuse ou mettre les mains dans le cambouis. Reste à savoir ce que cette gestion en mode digital apporte à vos équipes sur le terrain.

Mais où ai-je mis cette information ?!

Quoi de plus agaçant que de se rendre compte, chez le client, qu’on a oublié de prendre le dossier ou la documentation nécessaire pour intervenir, inspecter ou réparer ? On n’en a pas conscience lorsqu’on se rend au rendez-vous technique, mais il nous manque généralement quelque chose. Un papier, une information, une note, des coordonnées… On s’évertue à faire au mieux, mais une simple distraction peut provoquer un oubli. Et puis, d’autres informations sur le matériel ont pu remonter en cours d’usage, que ce soit sur ce produit ou chez un autre client ayant le même ? La réglementation a peut-être changé et cela explique votre intervention. Dans tous les cas, vous êtes dans l’immédiateté de la réponse.

Dans ce genre de situation, se dire que tout le nécessaire d’informations est disponible sur SooDispatch, c’est quand même un sacré soulagement ! Ainsi, toute la documentation sur le matériel que le technicien va inspecter est à sa portée, sans avoir à fouiller à l’arrière de son véhicule ou dans un dossier parfois mal classé. De plus, s’il s’agit d’une maintenance régulière, il aura accès aux rapports de ceux qui l’ont précédé à cette tâche.

Ainsi, il saura en un coup d’œil si, par exemple, une pièce arrive au terme de son cycle de vie et qu’il faut la changer, s’il faut plus particulièrement inspecter telle pièce, si ce modèle présente une anomalie symptomatique à surveiller.

Anticiper la maintenance

A l’instar de la surveillance, la solution SooDispatch permet de visualiser à quel moment une pièce doit être changée ou alors que le produit arrive en fin de vie. L’intervention en est facilitée : le technicien pensera à prendre avec lui le matériel nécessaire à la réparation, au changement de pièce ou la préparation d’un devis pour le remplacement de l’appareil.

Anticiper les besoins matériels du technicien pour son intervention, anticiper la gestion du produit, c’est autant de temps gagné à l’instant T. C’est toujours mieux que d’arriver, de vérifier chaque parcelle de l’appareil et de se dire qu’il faudra reprendre rdv pour changer quelque chose ! Le client comme le technicien seront gagnants.

Le contrat de maintenance est au forfait. Aussi, le temps que passe le technicien sur la route ou auprès de la machine est payé de la même manière. Il n’y a pas de supplément tarifaire. SooDispatch optimise donc, pour le demandeur comme pour le prestataire, l’efficacité.

Optimiser la gestion

La solution SooDispatch vous permet de gérer les plannings de manière intelligente. Tout comme la collaboration à distance est un atout majeur, le fait de pouvoir prévenir les clients que vous êtes en route pour entretenir leur produit est aussi facteur de sérénité.

De plus, que l’EPR automatise le rapport d’intervention est une clé d’efficacité non négligeable. Que ce soit pour identifier les anomalies, les réparations faites ou encore les surveillances à venir, tout est paramétré pour faciliter la maintenance et offrir au client une visibilité de votre prestation. Le temps d’intervention permettra par ailleurs aux donneurs d’ordre d’identifier les clients qui peuvent demander plus de temps ou encore un ralentissement dans les tournées.

Le meilleur avantage reste encore d’avoir tout en un seul endroit. De la documentation à la planification des interventions, pas besoin de passer d’un applicatif à l’autre. SooDispatch répond à l’ensemble de ces besoins.



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FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel.
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique s’appuie sur les DataCenter OVH en France, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive de vos équipements avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de vos équipements. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de l'intervention  proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain. Cependant, les entreprises gagnent en productivité et pouvent générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène. Notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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