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5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés

par | Déc 2, 2020 | Nouvelles technologies

Nous l’évoquions dans un précédent article : une bonne organisation est la clé de la réussite et un moteur de croissance pour une entreprise. Ce constat est d’autant plus vrai pour les sociétés spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation où le nombre d’interventions sur le terrain peut-être conséquent et, où les effectifs peuvent être amenés à rapidement évoluer. Face au manque de moyens, une entreprise peut ainsi compléter ses équipes par des intervenants externes, rendant ainsi les cohabitations et les organisations un peu difficiles à gérer, au point de parfois ralentir l’activité.

C’est notamment ce qui s’est passé chez Ryanair, en 2017. Si cette entreprise est spécialisée dans l’aviation civile et n’a donc rien à voir avec la maintenance, l’exemple est frappant. À l’époque, la firme a été obligée d’annuler près de 20.000 vols à cause d’une organisation bancale. Les membres du staff n’étaient au courant de rien et certains se trouvaient déjà en vol, quand d’autres étaient en repos. De quoi enrayer la machine. Ainsi, afin d’éviter d’en arriver à ce point et de devoir annuler des interventions terrain, nous allons nous concentrer dans cet article, sur les 5 façons que peut avoir une entreprise de maintenance, pour optimiser les tournées de maintenance de ses employés. 

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés :
1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings
2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants
3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente
4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc
5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance
Optimiser les tournées de maintenance, grâce à Soo-dispatch
– Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

Premier conseil afin d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés : la planification. Le conseil semble être simpliste, pourtant le timing apporte une réponse à de nombreuses problématiques, notamment chez les mainteneurs et les installateurs. 

La raison ?

Les missions sur site requièrent de se déplacer, de faire de longues heures de route et d’enchaîner les kilomètres. Ces missions demandent également d’avoir sur soi, les outils adéquats afin de répondre à la demande de la clientèle. Ainsi, il convient d’être parfaitement préparé. Pour cela, les gestionnaires de projets doivent mettre les intervenants terrain dans les meilleures conditions possibles, en leur offrant la possibilité de se projeter et de se préparer en amont, grâce à un planning d’activité. Cela leur permettra de mieux s’adapter et d’être plus flexible.

Baisse des coûts et réduction du turn-over

Ce mode de fonctionnement favorise également la baisse du turn-over au sein des équipes. Mieux préparée, une équipe sait où elle doit aller. En étant concentrés sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, qui vont apporter croissance et satisfaction client, les intervenants et les externes n’ont pas de manque à combler. Les remplacements, qu’ils soient ponctuels ou non, ne sont plus à prendre en compte, permettant de réduire par la même occasion les coûts liés à l’attente et l’embauche d’une nouvelle personne.

Optimiser les tournées de maintenance en respectant l’opérateur

Bien entendu, préparer des plannings à deux, voire trois semaines en avance est un processus chronophage et parfois un peu difficile à mettre en place. Toutefois, cela permet de développer une routine quotidienne, professionnelle, réduisant l’impact du stress et de l’inconnu sur les salariés. Les tensions liées aux interventions de dernières minutes sont mieux absorbées et l’ensemble des acteurs concernés gèrent mieux les tâches à effectuer. Un point positif pour les intervenants terrain qui disposent également d’horaires plus stables, qui ne dépendent que d’eux-mêmes et qui peuvent ainsi profiter d’une véritable balance entre vie personnelle et vie professionnelle. De quoi optimiser le temps passé sur site.

Une distribution des interventions, juste et intelligente

Distribuer de manière juste, pour contenter mainteneurs et installateurs

Nous venons de le voir, penser chiffre d’affaires et optimisation du temps de travail est important. Cependant, il faut également se mettre du côté de ses salariés, en optant pour une stratégie de distribution des interventions, juste et intelligente.

Au fil des années, certaines habitudes peuvent ainsi être amenées à se développer, laissant penser qu’un gestionnaire de projets peut favoriser telle ou telle personne. Les horaires peuvent être plus intéressants, les missions plus constructives, moins éloignées du lieu de travail ou du lieu d’habitation… Vous l’aurez compris, de nombreuses métriques sont à prendre en compte. C’est pourquoi, les rôles de chacun doivent être définis en amont. Une bonne organisation passe par un message clair et direct, dans le but de simplifier et généraliser les processus. Les équipes savent ainsi à quoi s’en tenir et sont donc parfaitement préparée. De quoi optimiser les tournées d’interventions de maintenance, directement sur site.

Prenons un exemple : envoyer un intervenant terrain à 100 kilomètres de son lieu de travail, puis à 100 autres de sa première intervention, à l’opposé, n’a aucun sens. D’un point de vue financier tout d’abord, puisque les frais kilométriques sont multipliés, mais également d’un point de vue efficacité. L’intervenant perd de trop nombreuses minutes, qu’il aurait pu passer sur un autre chantier. Il peut donc être utile de mettre en place un système de zone d’intervention réfléchi, permettant à tous de travailler dans de meilleures conditions.

Optimiser ses tournées d’intervention, en gardant un œil sur la logistique

Dans le but de permettre à l’ensemble de ses intervenants terrain de travailler dans de bonnes conditions, salariés ou intervenants externes, ces derniers doivent disposer des outils adéquats, sous peine de ne pas pouvoir mener à bien leur mission et d’offrir une expérience relativement mauvaise à leur clientèle. Le rôle du parc logistique va être de fournir ces outils.

Surveiller le bon fonctionnement du parc logistique

En ayant un œil sur le parc et son fonctionnement, il sera plus simple d’anticiper les manques, les commandes et les retours d’outils nécessaires au bon fonctionnement de l’activité. Les collaborateurs auront ainsi de quoi travailler dans de bonnes conditions. Là encore, c’est l’ensemble de l’activité qui va tirer vers le haut puisque, outre la satisfaction client, les intervenants terrain pourront mener à bien leur mission. Résultat, les opérations de maintenance et d’installation sont parfaitement optimisées !

En renvoyant une image proactive, votre société marque des points. Sans entrer dans la caricature, il est impossible d’imaginer un mainteneur ou un installateur se rendre sur place, sans le moindre outil afin de travailler. Il est donc important de gérer ses stocks, les rotations et d’avoir un aperçu général de la façon dont l’ensemble de la logistique fonctionne.

Optimiser la gestion RH, pour des tournées de maintenance efficaces

La gestion des ressources humaines, le service client et le service après-vente, ne peuvent être gérés par les intervenants qui ont déjà un rôle bien défini, à savoir, celui de résoudre un problème en particulier. En leur permettant de se concentrer uniquement sur cette tâche, ces derniers n’ont pas à se soucier de quoique ce soit d’autre.

Comme nous venons de le voir, ce n’est pas à eux de gérer l’aspect rendez-vous, financier ou retour. En effet, des services ont été spécifiquement mis en place pour cela. Bien entendu, cela ne veut pas dire que le caractère humain de la relation client – intervenant doit être mis de côté, toutefois, il peut être intéressant de se doter d’outils permettant de faciliter la transmission d’informations entre le client et l’entreprise, la prise de rendez-vous ou encore le retour.

Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Enfin, c’est aux gestionnaires de projets d’analyser et trouver de nouvelles pistes d’améliorations. Les rapports sont intéressants à étudier, qu’ils soient financiers ou autres, puisqu’ils permettent de travailler sur des sujets en particulier, sur lesquels l’intervenant peut faire des efforts. En donnant des pistes d’amélioration à suivre, le management démontre son envie de proposer un service particulièrement efficace et prouve par la même occasion à ses intervenants, qu’il les veut plus impliqués, car ils sont en mesure de répondre favorablement à ces besoins en qualité.

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à Soo-dispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Ces optimisations peuvent être gérées à l’aide d’un outil comme Soo-dispatch. En passant à une gestion digitale de vos opérations, vous gagnez en praticité, en temps de travail et optimisez les interventions de vos employés. Se tourner vers une solution 100% cloud, facilite la transmission d’informations entre l’ensemble des équipes. En back-office, les gestionnaires de projets ont l’œil sur des données importantes et peuvent pallier au moindre problème en l’espace de quelques secondes. De même, les intervenants disposent d’un outil simple, efficace et personnalisable afin de faire remonter la moindre information, en temps réel, grâce à notre fonctionnalité « reporting terrain ».

D’un point de vue financier, notre solution Soo-dispatch favorise la mise en place de modèles de facturation, que ce soit pour le client ou pour l’intervenant externe. Soo-dispatch est une solution permettant d’optimiser son temps de travail et donc d’améliorer son rendement. Si vous avez un projet et souhaitez l’évoquer avec nous, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir d’évoquer le sujet avec vous, et vous présenter notre outil.

Conclusion

Aujourd’hui, la transition digitale permet de mieux maîtriser son quotidien et d’optimiser certains aspects de son management. En vous tournant vers une solution cloud comme Soo-dispatch, vous permettez à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel. Une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise. Les process sont fluides, les équipes sont concentrées et réalisent un travail remarqué. Bien entendu, une solution digitale ne masque pas, ni même ne résout, l’ensemble des problèmes structurels au sein d’une organisation. Cependant, ce genre de solutions apporte une première réponse efficace à une possible refonte de votre modèle, dans le but d’optimiser les tournées d’intervention, de gagner en productivité et générer du chiffre d’affaires.

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo Dispatch

par | Nov 30, 2020 | Nouvelles technologies

L’importance des rapports d’activité et des rapports financiers n’est plus à prouver. En effet, afin d’avoir une idée détaillée de la situation dans laquelle se trouve son entreprise, il convient d’étudier certains indicateurs clés de performance. Comment ? En analysant les points remontés et enregistrés, comme par exemple le chiffre réalisé par une équipe ou une individualité sur une période définie. Cependant, les outils de reporting et d’analyse peuvent être obsolètes et incomplets d’autant que de plus en plus de données sont à prendre en compte.

Une solution digitale peut être une alternative vers laquelle il serait intéressant de se tourner. En effet, un logiciel ou une plateforme centralisant tout un ensemble de données, accessibles en quelques clics, permet de se faire une idée concise de la situation financière et humaine dans laquelle évolue actuellement son entreprise. C’est notamment le cas de la solution 100% cloud, Soo-Dispatch, une solution que nous allons vous présenter dans cet article. Adaptée aux sociétés spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, cet outil permet de générer, étudier et suivre ses rapports d’exploitation.

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo-Dispatch
– Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder
– Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder ?

Analyser les données de son entreprise est vital. En effet, en ayant un aperçu clair et détaillé des KPI (indicateurs clés de performance), les gestionnaires de projets peuvent avoir une idée plus précise des points sur lesquels travailler afin d’optimiser leurs performances.

Dans le cadre de la maintenance et de l’intervention, il convient de se concentrer sur :

  • Le nombre d’interventions réalisées : en effet, en analysant le nombre d’interventions réalisées par un individu, une équipe, les performances de l’entreprise sont mieux comprises. Il est alors possible de dispatcher ces interventions en fonction des régions et adapter son travail en fonction des lieux qui en ont le plus besoin.
  • Le nombre d’appels / demandes / de nouveaux rendez-vous : une entreprise va pérenniser son activité si et seulement si celle-ci est sollicitée. En analysant la demande, en croissance ou non, les gestionnaires de projets et les équipes marketing vont pouvoir travailler ensemble, à de nouvelles stratégies de communication.
  • La satisfaction client : un client satisfait est l’objectif de toute entreprise spécialisée dans la maintenance. En agissant vite et bien, un intervenant terrain va renvoyer une image positive de la société pour laquelle il travaille. 
  • Le chiffre réalisé : le succès d’une entreprise repose sur un bon chiffre d’affaires.

Ces analyses sont primordiales et, couplées à d’autres KPI peut-être plus secondaires (le temps passé sur site, les questions liées à la mobilité) peuvent permettre d’y voir plus clair. Reste à définir la façon dont le rapport sera présenté. 

Au cours de réunions « classiques », feuilles, papiers et tableaux informatiques sont amenés à s’échanger rapidement. Or, pour plus de productivité, une solution digitale comme Soo-Dispatch, permet d’avoir accès à des rapports financiers, d’analyse et de reporting client clairs et détaillés. 100% cloud, notre solution permet également de garder à portée de main les résultats précédemment enregistrés afin d’y avoir accès. Un outil qui permet d’optimiser les interventions de ses intervenants mainteneurs ou installateurs, mais également d’optimiser le futur de son activité et les études détaillées concernant les rapports.

Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Les intervenants, un rôle primordial

Comme nous avons pu le voir, Soo-Dispatch est une solution cloud, centralisant l’ensemble des informations nécessaires pour le bon fonctionnement d’une société d’interventions pour maintenance ou installation, à commencer par les données concernant les intervenants. Heures de travail, missions réalisées, kilométrage effectué, de nombreuses données remontent en temps réel. 

De même, les intervenants terrains peuvent ajouter certaines informations complémentaires au sujet des intervention en cours, réalisées ou à venir. Ces remontées permettent d’éviter le moindre litige en cas de problème avec le client ou l’entreprise chez qui la mission a été menée.

Soo-Dispatch, un outil aux multiples fonctionnalités

Soo-dispatch favorise la mise en place d’une stratégie financière claire et rapide. Le moteur de calcul et de pré-facturation génère des factures aussi bien pour la clientèle de votre entreprise, que pour les intervenants externes à qui vous avez fait appel dans le but de compléter vos équipes. Cette fonctionnalité se base sur tout un ensemble de données récoltées et prises en compte, comme par exemple, les forfaits à l’heure ou à la journée de votre entreprise ou de votre prestataire, le nombre d’heures travaillées etc… Une manière de simplifier sa comptabilité et de ne commettre aucun impair.

Les volets service client et service après-vente sont également assurés. Les prises de rendez-vous s’effectuent simplement, les informations et les données les plus importantes étant enregistrées en l’espace de quelques clics. Une fonctionnalité qui permet de faciliter le suivi des dossiers et de leur avancée, puisque la communication autour d’un projet en cours est améliorée. La transmission des documents se fait en temps réel, les informations importantes autour du client ou de l’intervenant sont également accessibles à toutes et tous, en quelques secondes.

Une solution au service du reporting et de l’analyse de son activité

Soo-Dispatch est également une plateforme qui favorise la mise en place d’un reporting clair et détaillé. Comme nous avons pu le voir, analyser les données enregistrées est primordial, dans le but de permettre à son activité de croître. En travaillant sur les points faibles observés, une société améliorer ses performances ainsi que son rendement.

Analyse financière par gestionnaire, analyse financière globale, contrôle des SLA, de la qualité, analyse des raisons liées au non-respect de la qualité promise ou des délais annoncés, les reporting Soo-Dispatch sont précis et offrent aux gestionnaires de projets, une vision transversale de l’activité :

– D’un point de vue terrain : les remontées effectuées par les intervenants sont directement enregistrées. Les images sont intégrées au dossier, au même titre que les rapports et les analyses de terrain. Ces informations pourront être réutilisées dans le futur, pour des interventions ou des opérations de maintenance similaires à celles réalisées sur site, quelques temps auparavant. Enfin, les rapports terrain permettent d’éviter le moindre litige.

– D’un point de vue financier : le reporting financier est favorisé par la remontée de chiffres et données précises, concernant les intervenants ainsi que les donneurs d’ordres. En ayant accès à tout un ensemble de données financières, l’entreprise peut mieux comprendre ses forces, analyser ses faiblesses et mettre en place une stratégie viable, qui lui permettra de combler certains manques.

– D’un point de vue externe : notre outil génère des rapports intéressants, notamment au sujet des principaux KPI clientèle adaptable par donneur d’ordres (et donc, par équipe). Soo-dispatch génère également des états préparatoires aux comités de pilotage et de suivi, afin que l’ensemble des personnes concernées, ait accès à des données importantes, de manière claire et détaillée, là aussi, dans un souci d’optimisation.

Conclusion :

Opter pour la solution Soo-Dispatch, c’est accepter d’embrasser le virage de la transition digitale, en s’offrant un outil de centralisation grâce auquel, sont disponibles tout un ensemble de données pertinentes liées au reporting ainsi qu’à l’analyse de son activité. Soucieux d’aider les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, nous avons ainsi décidé d’axer notre solution sur certaines fonctionnalités favorisant les prises de décisions claires, rapides et détaillées. Pour plus d’informations au sujet de notre logiciel, n’hésitez pas à nous contacter grâce au formulaire prévu à cet effet.

Maintenance : le SAV, face aux défis et enjeux du digital

par | Nov 26, 2020 | Nouvelles technologies

À l’heure où la transformation numérique s’accélère, les entreprises de maintenance doivent s’adapter afin de répondre à une nouvelle forme de demande. En effet, la gestion de son service client et son service après-vente est amenée à se digitaliser. Doit-on pour autant mettre les « vieux formats » de côté ? Si les prochaines années risquent de mettre à mal l’ancien modèle de fonctionnement, aujourd’hui, la réponse est non. En effet, afin d’assurer une présence de tous les instants, une entreprise doit opter pour une présence multicanal et embrasser le virage du digital, tout en gardant en tête qu’elle doit toujours s’adresser à l’ensemble de sa clientèle. Dans cet article, nous allons ainsi étudier l’ensemble des défis et des enjeux de la digitalisation de son SAV. 

Maintenance : le SAV, face aux défis et enjeux du digital

– Défis et enjeux de la digitalisation de son SAV
– Digitaliser son SAV : mais vers quels outils se tourner ?
– Entreprises de maintenance et d’installation: numérisez vos services clients avec Soo-Dispatch

Défis et enjeux de la digitalisation de son SAV

La transition digitale se heurte à quelques barrières

Le rythme de la digitalisation s’accélère. La 5G s’apprête à être déployée sur le territoire, les plateformes de communication se multiplient et les clients sont de plus en plus connectés alors que la crise liée au covid-19 a laissé des traces. Face à constat, les entreprise se doivent d’embrasser ce nouveau virage, au risque de peu à peu disparaître aux yeux des acheteurs, des consommateurs. 

Les demandes après-vente se font de plus en plus par voie digitale, poussant le téléphone et le mailing au second rang des canaux les plus utilisés. Les demandes concernent généralement des besoins simples, comme par exemple la prise d’information au sujet d’un produit, d’une livraison, d’une réservation, de stock, d’un points de vente et autre. C’est pourquoi il convient de s’adapter et propose divers supporter permettant d’avoir un accès rapide à l’information recherchée. Un site web, une application, une messagerie instantanée permettent de vite entrer en contact et de fournir un ensemble de réponses, qui sont adaptées aux besoins des clients.

Or, tout axer sur le digital serait un erreur. En effet, nous ne sommes pas tous égaux face à l’accès à la technologie. Certaines villes, départements, voire même régions ne sont pas aussi développées que peuvent l’être l’Île-de-France, par exemple. Enfin, les connaissances technologiques ne sont pas les mêmes pour tout le monde. La mise en place d’une application, par exemple, prend du temps et coûte très cher. C’est pourquoi il convient d’opter pour une stratégie de balance, permettant d’être disponible partout à la fois, dans la limite des connaissances.

Entreprises de maintenance: digitaliser son SAV, pour un service plus fluide

Mettre en place une stratégie digitale pour son SAV permet toutefois aux entreprises concernées d’entrer dans une toute nouvelle sphère.

Cela permet notamment :

  • De rendre autonome ses collaborateurs et ses clients : l’accès aux données importantes par voie digital permet de gagner énormément de temps. Les informations se récupèrent facilement, en l’espace de quelques secondes. Ainsi, en cas de demande liée à un point technique, une notice de montage ou même une demande liée à la maintenance, le digital permet d’apporter une réponse claire et rapide. Les F.A.Q par exemple, offrent une réponse directe à de nombreux points, sans avoir à devoir les gérer.
  • Gagner du temps : comme nous venons de le voir, digitaliser son SAV permet de gagner du temps sur tout un ensemble de tâches plus importantes. Chronophages et redondantes, certaines demandes peuvent être anticipées. Résultat, le client obtient une réponse en l’espace de quelques minutes (heures tout au plus) tandis que le SAV n’est pas submergé par un trop grand nombre de requêtes similaires.
  • Améliorer l’expérience client et fidéliser le consommateur : le temps des journées passées au téléphone auprès d’employés SAV peu réactifs et parfois de mauvaise humeur semble lointain. Aujourd’hui, l’heure est à l’efficacité. En récupérant des informations en un rien de temps, un client vit une expérience plus intéressante avec l’entreprise concernée.
  • Respecter l’environnement : les heures passées au téléphone, à gérer des dossiers papiers, imprimer des notes, recopier des données ont eu un réel impact sur l’environnement. Aujourd’hui, la digitalisation permet d’avoir accès à ses données en un rien de temps, sans avoir à se soucier de l’empreinte laissée. De même, les employés sont concentrés sur leurs tâches et ne perdent plus de temps à effectuer des actions redondantes et parfois agaçantes (aller-retour, impressions).

 

Digitaliser son SAV : mais vers quels outils se tourner ?

Qui dit transformation numérique dit, transformation des outils adaptés au tâches quotidiennes. Afin d’assurer le bon fonctionnement de son SAV, il convient tout d’abord, de le déployer sur les plateformes les plus utilisées, à savoir, les réseaux sociaux. Les pages Facebook, Instagram voire Twitter sont nécessaires et permettent d’être contactées n’importe où, n’importe quand. Ces pages disposent également l’avantage d’avoir des bots intégrés. En incluant un chatbot à vos pages d’entreprises, vous n’avez même pas à vous occuper des demandes entrantes. Le bot vous redirigera seulement les questions qu’il n’est pas en mesure de traiter.

C’est d’ailleurs là l’utilité d’un bot. En effet, en en incorporant un à votre site internet, là encore, vous dégagez du temps pour concentrer sur les tâches les plus importantes. Votre bot est accessible 24h sur 24, 7 jours sur 7, permettant ainsi de contenir les pics de demandes de maintenance. L’humain, s’il est déchargé des tâches plus simplistes, reste cependant au cœur du processus puisqu’il s’occupera des demandes les plus compliquées à gérer. Enfin, afin de stocker l’ensemble de ses données, il est important d’opter pour une solution de cloud, personnalisable et surtout sécurisée. Les données sensibles sont ainsi stockées au sein de votre entreprise et seuls vos collaborateurs y ont un accès direct.

Entreprises de maintenance et d’installation: numérisez vos services clients avec Soo-Dispatch

Soo-Dispatch, une base de données très précise, pour un SAV efficace

L’outil Soo-Dispatch ne permet pas de gérer son SAV. Cependant, il favorise la centralisation d’un ensemble de données recueillies par les entreprises spécialisées dans le secteur de la maintenance. Ainsi, en cas de demande client, les employés du service après-vente, ont un accès direct à de très nombreuses informations, allant de la pré-facturation/facturation, au reporting effectué par un intervenant terrain. Cela permet d’éviter les sources de conflits puisque les réponses apportées sont factuelles. 

En se basant sur un autre point de vue, plus proche du celui du service-client, la prise de rendez-vous est facilitée par notre outil. Le gestionnaire de projet, après avoir récupérer un ensemble d’informations, va pouvoir les transmettre sur le logiciel. Sont donc rapidement planifiées les horaires d’intervention, les objectifs à réaliser et tout un ensemble d’outils et informations permettant de rapidement préparer et gérer ses missions à venir. Le projet créé, il n’a plus qu’à être géré par le donneur d’ordres. 

Afin de découvrir notre logiciel, n’hésitez pas à nous demander une démonstration !

Conclusion

À l’heure où la France entame son grand virage vers le digital, les défis et des enjeux de la digitalisation de son SAV sont amenés à prendre de plus en plus de place au sein des stratégies, notamment chez les sociétés de gestion d’interventions de maintenance. Pour autant, le processus ne doit pas marquer une rupture nette avec la stratégie SAV. Si de plus en plus de personnes se tournent vers les outils digitaux pour gérer l’après commande, le acheteurs ne sont pas égaux face à l’accès aux nouvelles technologies. Celles-ci permettent toutefois de mieux gérer son temps, d’avoir un accès rapide à l’information et surtout, de fidéliser sa base clientèle qui, satisfaite de son expérience, ne peut que revenir. 

Optimiser ses tournées de maintenance pour gagner en productivité

par | Nov 23, 2020 | Bonnes pratiques

Afin de s’assurer du bon fonctionnement de son activité, une entreprise doit s’organiser de façon méticuleuse, avec pour objectif, de fournir une ligne directrice à l’ensemble de ses collaborateurs. En imposant un système structuré, c’est l’entreprise dans sa globalité qui avance dans le même sens : les process sont clairs et respectés, permettant ainsi de gagner en productivité. 

Dans le cadre d’une société spécialisée dans les opérations de maintenance, le constat prévaut d’autant plus, puisque l’humain est au cœur du métier. Les interventions sont importantes, les répercussions des problèmes rencontrés pouvant possiblement impacter des dizaines, voire des centaines de professionnels ou de particuliers. Se pose ainsi la question de savoir comment optimiser ses tournées d’interventions, afin de gagner en productivité.

Comment optimiser ses tournées d’interventions pour gagner en productivité ?
1 – Optimiser ses tournées d’interventions de maintenance, pour fidéliser sa clientèle
2 – Optimiser ses tournées d’interventions afin de réduire ses coûts
3 – Les techniciens d’intervention, au cœur de la stratégie

Optimiser ses tournées d’interventions de maintenance, pour fidéliser sa clientèle

La satisfaction client, objectif numéro un

Si l’objectif principal d’une entreprise est d’être rentable, cette finalité passe par la satisfaction de sa clientèle. Un client heureux, est un client qui a plus de chances de refaire appel à nos services, voire même de les partager auprès de son cercle de connaissances. En délivrant un produit, une offre ou un service rapide, efficace et satisfaisant, la société en question défend une image fiable, sur laquelle il est possible de se reposer. Indicateur de réussite très important, la satisfaction client se base sur divers points tels que :

– La ponctualité : en arrivant à l’heure, un intervenant se débarrasse d’une éventuelle pression liée au retard, ce dernier disposant alors du temps nécessaire afin de mener à bien sa tâche. Une fois la mission terminée, le client retiendra deux points, à savoir que le travail a bel et bien été réalisé, mais également que l’intervenant terrain est fiable, arrivant à l’heure et, par la même occasion, ne l’empêchant pas ensuite de mener à bien ses propres activités s’il est un particulier, ou le bon déroulement de la journée, dans le cadre d’une intervention en entreprise (réunion, bruit etc…)

– La communication : en renvoyant une image agréable et ouverte, un intervenant de maintenance va tout de suite créer un lien avec le client. Le côté humain étant important notamment dans ce secteur, cette façon proactive d’agir permet de renvoyer une image positive.

– La résolution du problème : il arrive parfois qu’un problème prenne du temps à être résolu. Toutefois, en se rendant sur site avec l’ensemble des outils requis, des informations nécessaires et des autres points à ne jamais oublier, l’intervenant terrain dégage une image professionnelle toujours appréciable.

Améliorer les process en interne pour une clientèle conquise

Cependant, les façons d’agir sur le terrain ne sont pas les seuls facteurs à optimiser afin de gagner en productivité. En effet, les process hors sites peuvent également être revus afin d’être optimisé, dans une démarche visant à améliorer l’efficacité sur le terrain. Nous pensons notamment à :

– La réactivité logistique : un intervenant se présentant sur place sans outils ou avec des outils manquants rencontrera quelques soucis afin de mener à bien sa mission.

– La réactivité du service client : certains rendez-vous peuvent être urgents et réclament une accessibilité de tous les instants.

– L’amélioration de la communication interne :en ayant un aperçu réel de l’ensemble de ses collaborateurs, leur façon d’agir et leurs actions terrain, il est possible pour une entreprise de palier à certaines carences, mais surtout d’améliorer les façons de faire de chacun, afin d’optimiser le temps de travail et donc, de gagner en productivité.

En optant pour une solution centralisée, telle que Soo-Dispatch, votre entreprise gère l’ensemble des facteurs permettant à sa clientèle d’être satisfaite de la prestation fournie. 

Les donneurs d’ordres sont en mesure d’analyser les heures d’arrivée sur site, pour mener à bien les interventions, le temps passé sur le terrain ainsi que le temps passé sur la route entre deux interventions. Dans l’idée, les managers des équipes d’intervenants de maintenance peuvent également avoir un aperçu général du parc logistique. Ces fonctionnalités permettent aux intervenants et leurs supérieurs de mieux organiser et maîtriser les journées et donc, d’optimiser le temps de travail de l’ensemble des collaborateurs.

De même, l’outil renvoie une image proactive. Prenons l’exemple d’une panne moteur ou d’une absence liée à une maladie. Les intervenants situés à proximité peuvent donc être déroutés afin d’intervenir sur un projet mis de côté, à forte valeur ajoutée. Les informations sont toutes disponibles en temps réel et favorisent donc des prises de décisions très rapides.

Optimiser ses tournées d’intervention afin de réduire ses coûts

Une mauvaise organisation qui coûte cher

Le manque d’organisation tend à coûter cher. Si une entreprise spécialisée dans les interventions de maintenance souhaite continuer à générer de l’activité, celle-ci doit être parfaitement structurer et ne rien laisser au hasard.

Face au manque d’organisation et de vision sur l’ensemble des outils importants afin de mener à bien les tâches quotidiennes, les intervenants terrains peuvent rencontrer quelques problèmes. Planning non-définis, paramètres géographiques incompris, rôle mal assimilé, les points à éclaircir sont nombreux mais la démarche est nécessaires, au risque de voir l’ensemble des collaborateurs se marcher sur les plates-bandes.

S’organiser pour réduire ses coûts et gagner en productivité

En cas de trop nombreux problèmes, l’entreprise risque de renvoyer une image négative, délétère, résultant sur une baisse significative de l’activité. Sur terrain, les intervenants seront perdus et n’apporteront que peu de réponse aux clients. À terme, le nombre d’affaires diminue, le chiffre réalisé avec. Outre la perte de clients, c’est surtout à la perte d’employés que la société s’expose, alors que les remplacements ne sont pas toujours évidents et peuvent vite devenir coûteux. 

Face à ce constat peu enchantant, plusieurs solutions existent et sont à mettre en place.

Il convient, tout d’abord, de parfaitement définir les rôles et les objectifs à remplir. En d’autres termes, il faut « optimiser » les intervenants en les aidant à mieux comprendre les contours des missions confiées. En agissant de la sorte, l’ensemble des collaborateurs aura une zone de travail précise, un accès à certains outils et un accès garanti aux informations les plus pertinentes. 

Résultat, les délais, les latences et les conflits, aussi bien internes qu’externes sont considérablement réduits, permettant à l’activité de devenir pérenne. Les tournées d’interventions sont plus efficaces, mieux réalisées. La valeur ajoutée, qu’elle soit humaine ou économique, est rapidement quantifiable.

Les techniciens d’intervention, au cœur de la stratégie

Afin d’assurer le bon fonctionnement de son activité, une entreprise doit également parier sur la relation humaine. Dans le cadre d’une activité liée aux opérations de maintenance, la question est d’autant plus importante. Ainsi, afin de s’assurer de la réussite de ses équipes, il convient de mettre les intervenants dans les meilleures conditions possibles.

Gagner en productivité, en optimisant ses tournées d’interventions grâce à Soo-Dispatch

En optant pour une solution de gestion centralisée, les décideurs ont la main sur un ensemble de paramètres permettant à l’humain d’être épanoui dans son quotidien. En ayant l’œil sur la zone géographique, les missions à réaliser ainsi que les chiffres effectués ou encore la situation du parc logistique (manque d’outils, outils sur place, commande en cours), le personnel en back-office pilote les intervenants qui n’ont qu’à se concentrer sur le cœur même de leur métier, de leur mission. En résulte, une activité efficace et optimisée, des missions parfaitement réalisées et un quotidien sommes toutes, maîtrisé. D’un point de vue clientèle comme managériale, les efforts déployés par les intervenants sont salués et valorisés.

Notre logiciel Soo-Dispatch, vise à répondre aux problématiques de gestion et d’optimisation latentes des tournées d’interventions et de maintenances.

En offrant une plateforme centralisée et dédiée aux décideurs, Soo-Dispatch vise avant tout à faciliter la tâche des entreprises spécialisées dans les opérations d’interventions. De nombreux outils et fonctionnalités paramétrables sont disponibles, permettant de gérer les heures d’arrivée et de départ des techniciens, les questions liées à leur mobilité, les demandes liées à la logistique et au réapprovisionnement ou encore les questions liées au service client.

Optimiser ses tournées de maintenance pour gagner en productivité : notre conclusion

Outre celles que nous avons pu développer au cours de cet article, notre plateforme dispose de bien d’autres fonctionnalités. Des rapports de mission peuvent ainsi être édités, afin de proposer un suivi clair et rapide pour les futurs intervenants. Un système de pré-facturation client et intervenants externe permet également de gagner du temps sur la partie comptabilité. 

Enfin, les équipes de gestions ont accès à tout un ensemble de données permettant d’avoir un point de vue clair et précis sur les chiffres réalisés par une personne ou une équipe. De quoi permettre d’analyser et travailler sur certains points (zone géographique trop vaste, trop resserré et autres) qui font défaut, dans le but de gagner en productivité.

Afin d’optimiser ses tournées d’interventions, une société doit parfaitement définir les rôles de chacun de ses intervenants, que ce soit d’un point de vue professionnel ou géographique. En agissant ainsi, une firme va permettre ses collaborateurs de mieux comprendre et se concentrer efficacement sur ses propres plannings, sans se marcher sur les pieds.

En résulte des tournées plus efficaces, qui ne font pas de place aux imprévus. Les intervenants terrains arrivent aux heures prévues, affichent une certaine réactivité et renvoient une belle image de l’entreprise. Cependant, il peut être intéressant de se tourner vers un outil de gestion centralisée, regroupant l’ensemble des données et fonctionnalités nécessaires à une bonne organisation et une bonne gestion de ses tournées. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet.

 

La facturation des prestations de maintenance, un vrai casse tête…

par | Avr 24, 2017 | Bonnes pratiques

Selon la nature de vos prestations et de vos clients ou donneurs d’ordre, la facturation peut devenir un vrai casse tête. Et pourtant, c’est le nerf de la guerre dans votre activité.

Imaginons un technicien de maintenance dans l’informatique, il réalise une moyenne de 4 interventions par jour, sur un mois, il aura fait plus de 80 interventions facturables.
Si vous avez une dizaine de techniciens, vous aurez plus de 800 prestations à pointer et à facturer.

Pour compliquer un peu la chose, certains de vos donneurs d’ordre sont facturés au forfait, d’autres au temps passé sur site et enfin certains au nombre de machines qu’ils ont en parc. Si en plus vous devez refacturer des pièces, ou appliquer une tarification spécifique selon le département d’intervention, la facturation peut devenir une activité très chronophage pour votre service administratif/comptable. Sans même parler des risques d’erreurs dues aux manipulations humaines.

Un logiciel de planification et de gestion d’interventions comme Soo-Dispatch a été conçu pour prendre en compte la complexité et la diversité des modes de facturations possibles selon les prestations. Son moteur de calcul de pré-facturation vous permet une fois bien paramétré de prendre en compte l’ensemble des différents modes de facturation pour chaque compte client.

Bien sûr, le moteur de calcul de pré-facturation fonctionne exactement de la même façon pour la sous-traitance si vous l’utilisez !

En savoir plus sur la facturation avec Soo-Dispatch