5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés

Maintenance

Nous l’évoquions dans un précédent article : une bonne organisation est la clé de la réussite et un moteur de croissance pour une entreprise. Ce constat est d’autant plus vrai pour les sociétés spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’installation où le nombre d’interventions sur le terrain peut-être conséquent et, où les effectifs peuvent être amenés à rapidement évoluer. Face au manque de moyens, une entreprise peut ainsi compléter ses équipes par des intervenants externes, rendant ainsi les cohabitations et les organisations un peu difficiles à gérer, au point de parfois ralentir l’activité.

C’est notamment ce qui s’est passé chez Ryanair, en 2017. Si cette entreprise est spécialisée dans l’aviation civile et n’a donc rien à voir avec la maintenance, l’exemple est frappant. À l’époque, la firme a été obligée d’annuler près de 20.000 vols à cause d’une organisation bancale. Les membres du staff n’étaient au courant de rien et certains se trouvaient déjà en vol, quand d’autres étaient en repos. De quoi enrayer la machine. Ainsi, afin d’éviter d’en arriver à ce point et de devoir annuler des interventions terrain, nous allons nous concentrer dans cet article, sur les 5 façons que peut avoir une entreprise de maintenance, pour optimiser les tournées de maintenance de ses employés. 

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés :
1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings
2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants
3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente
4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc
5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance
Optimiser les tournées de maintenance, grâce à Soo-dispatch
Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

Premier conseil afin d’optimiser les tournées de maintenance de ses employés : la planification. Le conseil semble être simpliste, pourtant le timing apporte une réponse à de nombreuses problématiques, notamment chez les mainteneurs et les installateurs. 

La raison ?

Les missions sur site requièrent de se déplacer, de faire de longues heures de route et d’enchaîner les kilomètres. Ces missions demandent également d’avoir sur soi, les outils adéquats afin de répondre à la demande de la clientèle. Ainsi, il convient d’être parfaitement préparé. Pour cela, les gestionnaires de projets doivent mettre les intervenants terrain dans les meilleures conditions possibles, en leur offrant la possibilité de se projeter et de se préparer en amont, grâce à un planning d’activité. Cela leur permettra de mieux s’adapter et d’être plus flexible.

Baisse des coûts et réduction du turn-over

Ce mode de fonctionnement favorise également la baisse du turn-over au sein des équipes. Mieux préparée, une équipe sait où elle doit aller. En étant concentrés sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, qui vont apporter croissance et satisfaction client, les intervenants et les externes n’ont pas de manque à combler. Les remplacements, qu’ils soient ponctuels ou non, ne sont plus à prendre en compte, permettant de réduire par la même occasion les coûts liés à l’attente et l’embauche d’une nouvelle personne.

Optimiser les tournées de maintenance en respectant l’opérateur

Bien entendu, préparer des plannings à deux, voire trois semaines en avance est un processus chronophage et parfois un peu difficile à mettre en place. Toutefois, cela permet de développer une routine quotidienne, professionnelle, réduisant l’impact du stress et de l’inconnu sur les salariés. Les tensions liées aux interventions de dernières minutes sont mieux absorbées et l’ensemble des acteurs concernés gèrent mieux les tâches à effectuer. Un point positif pour les intervenants terrain qui disposent également d’horaires plus stables, qui ne dépendent que d’eux-mêmes et qui peuvent ainsi profiter d’une véritable balance entre vie personnelle et vie professionnelle. De quoi optimiser le temps passé sur site.

Une distribution des interventions, juste et intelligente

Distribuer de manière juste, pour contenter mainteneurs et installateurs

Nous venons de le voir, penser chiffre d’affaires et optimisation du temps de travail est important. Cependant, il faut également se mettre du côté de ses salariés, en optant pour une stratégie de distribution des interventions, juste et intelligente.

Au fil des années, certaines habitudes peuvent ainsi être amenées à se développer, laissant penser qu’un gestionnaire de projets peut favoriser telle ou telle personne. Les horaires peuvent être plus intéressants, les missions plus constructives, moins éloignées du lieu de travail ou du lieu d’habitation… Vous l’aurez compris, de nombreuses métriques sont à prendre en compte. C’est pourquoi, les rôles de chacun doivent être définis en amont. Une bonne organisation passe par un message clair et direct, dans le but de simplifier et généraliser les processus. Les équipes savent ainsi à quoi s’en tenir et sont donc parfaitement préparée. De quoi optimiser les tournées d’interventions de maintenance, directement sur site.

Prenons un exemple : envoyer un intervenant terrain à 100 kilomètres de son lieu de travail, puis à 100 autres de sa première intervention, à l’opposé, n’a aucun sens. D’un point de vue financier tout d’abord, puisque les frais kilométriques sont multipliés, mais également d’un point de vue efficacité. L’intervenant perd de trop nombreuses minutes, qu’il aurait pu passer sur un autre chantier. Il peut donc être utile de mettre en place un système de zone d’intervention réfléchi, permettant à tous de travailler dans de meilleures conditions.

Optimiser ses tournées d’intervention, en gardant un œil sur la logistique

Dans le but de permettre à l’ensemble de ses intervenants terrain de travailler dans de bonnes conditions, salariés ou intervenants externes, ces derniers doivent disposer des outils adéquats, sous peine de ne pas pouvoir mener à bien leur mission et d’offrir une expérience relativement mauvaise à leur clientèle. Le rôle du parc logistique va être de fournir ces outils.

Surveiller le bon fonctionnement du parc logistique

En ayant un œil sur le parc et son fonctionnement, il sera plus simple d’anticiper les manques, les commandes et les retours d’outils nécessaires au bon fonctionnement de l’activité. Les collaborateurs auront ainsi de quoi travailler dans de bonnes conditions. Là encore, c’est l’ensemble de l’activité qui va tirer vers le haut puisque, outre la satisfaction client, les intervenants terrain pourront mener à bien leur mission. Résultat, les opérations de maintenance et d’installation sont parfaitement optimisées !

En renvoyant une image proactive, votre société marque des points. Sans entrer dans la caricature, il est impossible d’imaginer un mainteneur ou un installateur se rendre sur place, sans le moindre outil afin de travailler. Il est donc important de gérer ses stocks, les rotations et d’avoir un aperçu général de la façon dont l’ensemble de la logistique fonctionne.

Optimiser la gestion RH, pour des tournées de maintenance efficaces

La gestion des ressources humaines, le service client et le service après-vente, ne peuvent être gérés par les intervenants qui ont déjà un rôle bien défini, à savoir, celui de résoudre un problème en particulier. En leur permettant de se concentrer uniquement sur cette tâche, ces derniers n’ont pas à se soucier de quoique ce soit d’autre.

Comme nous venons de le voir, ce n’est pas à eux de gérer l’aspect rendez-vous, financier ou retour. En effet, des services ont été spécifiquement mis en place pour cela. Bien entendu, cela ne veut pas dire que le caractère humain de la relation client – intervenant doit être mis de côté, toutefois, il peut être intéressant de se doter d’outils permettant de faciliter la transmission d’informations entre le client et l’entreprise, la prise de rendez-vous ou encore le retour.

Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Enfin, c’est aux gestionnaires de projets d’analyser et trouver de nouvelles pistes d’améliorations. Les rapports sont intéressants à étudier, qu’ils soient financiers ou autres, puisqu’ils permettent de travailler sur des sujets en particulier, sur lesquels l’intervenant peut faire des efforts. En donnant des pistes d’amélioration à suivre, le management démontre son envie de proposer un service particulièrement efficace et prouve par la même occasion à ses intervenants, qu’il les veut plus impliqués, car ils sont en mesure de répondre favorablement à ces besoins en qualité.

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à Soo-dispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Ces optimisations peuvent être gérées à l’aide d’un outil comme Soo-dispatch. En passant à une gestion digitale de vos opérations, vous gagnez en praticité, en temps de travail et optimisez les interventions de vos employés. Se tourner vers une solution 100% cloud, facilite la transmission d’informations entre l’ensemble des équipes. En back-office, les gestionnaires de projets ont l’œil sur des données importantes et peuvent pallier au moindre problème en l’espace de quelques secondes. De même, les intervenants disposent d’un outil simple, efficace et personnalisable afin de faire remonter la moindre information, en temps réel, grâce à notre fonctionnalité « reporting terrain ».

D’un point de vue financier, notre solution Soo-dispatch favorise la mise en place de modèles de facturation, que ce soit pour le client ou pour l’intervenant externe. Soo-dispatch est une solution permettant d’optimiser son temps de travail et donc d’améliorer son rendement. Si vous avez un projet et souhaitez l’évoquer avec nous, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir d’évoquer le sujet avec vous, et vous présenter notre outil.

Conclusion

Aujourd’hui, la transition digitale permet de mieux maîtriser son quotidien et d’optimiser certains aspects de son management. En vous tournant vers une solution cloud comme Soo-dispatch, vous permettez à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel. Une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise. Les process sont fluides, les équipes sont concentrées et réalisent un travail remarqué. Bien entendu, une solution digitale ne masque pas, ni même ne résout, l’ensemble des problèmes structurels au sein d’une organisation. Cependant, ce genre de solutions apporte une première réponse efficace à une possible refonte de votre modèle, dans le but d’optimiser les tournées d’intervention, de gagner en productivité et générer du chiffre d’affaires.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel.
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique s’appuie sur les DataCenter OVH en France, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive de vos équipements avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de vos équipements. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de l'intervention  proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain. Cependant, les entreprises gagnent en productivité et pouvent générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène. Notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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