Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo Dispatch

Maintenance

L’importance des rapports d’activité et des rapports financiers n’est plus à prouver. En effet, afin d’avoir une idée détaillée de la situation dans laquelle se trouve son entreprise, il convient d’étudier certains indicateurs clés de performance. Comment ? En analysant les points remontés et enregistrés, comme par exemple le chiffre réalisé par une équipe ou une individualité sur une période définie. Cependant, les outils de reporting et d’analyse peuvent être obsolètes et incomplets d’autant que de plus en plus de données sont à prendre en compte.

Une solution digitale peut être une alternative vers laquelle il serait intéressant de se tourner. En effet, un logiciel ou une plateforme centralisant tout un ensemble de données, accessibles en quelques clics, permet de se faire une idée concise de la situation financière et humaine dans laquelle évolue actuellement son entreprise. C’est notamment le cas de la solution 100% cloud, Soo-Dispatch, une solution que nous allons vous présenter dans cet article. Adaptée aux sociétés spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, cet outil permet de générer, étudier et suivre ses rapports d’exploitation.

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo-Dispatch
Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder
Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder ?

Analyser les données de son entreprise est vital. En effet, en ayant un aperçu clair et détaillé des KPI (indicateurs clés de performance), les gestionnaires de projets peuvent avoir une idée plus précise des points sur lesquels travailler afin d’optimiser leurs performances.

Dans le cadre de la maintenance et de l’intervention, il convient de se concentrer sur :

  • Le nombre d’interventions réalisées : en effet, en analysant le nombre d’interventions réalisées par un individu, une équipe, les performances de l’entreprise sont mieux comprises. Il est alors possible de dispatcher ces interventions en fonction des régions et adapter son travail en fonction des lieux qui en ont le plus besoin.
  • Le nombre d’appels / demandes / de nouveaux rendez-vous : une entreprise va pérenniser son activité si et seulement si celle-ci est sollicitée. En analysant la demande, en croissance ou non, les gestionnaires de projets et les équipes marketing vont pouvoir travailler ensemble, à de nouvelles stratégies de communication.
  • La satisfaction client : un client satisfait est l’objectif de toute entreprise spécialisée dans la maintenance. En agissant vite et bien, un intervenant terrain va renvoyer une image positive de la société pour laquelle il travaille. 
  • Le chiffre réalisé : le succès d’une entreprise repose sur un bon chiffre d’affaires.

Ces analyses sont primordiales et, couplées à d’autres KPI peut-être plus secondaires (le temps passé sur site, les questions liées à la mobilité) peuvent permettre d’y voir plus clair. Reste à définir la façon dont le rapport sera présenté. 

Au cours de réunions « classiques », feuilles, papiers et tableaux informatiques sont amenés à s’échanger rapidement. Or, pour plus de productivité, une solution digitale comme Soo-Dispatch, permet d’avoir accès à des rapports financiers, d’analyse et de reporting client clairs et détaillés. 100% cloud, notre solution permet également de garder à portée de main les résultats précédemment enregistrés afin d’y avoir accès. Un outil qui permet d’optimiser les interventions de ses intervenants mainteneurs ou installateurs, mais également d’optimiser le futur de son activité et les études détaillées concernant les rapports.

Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Les intervenants, un rôle primordial

Comme nous avons pu le voir, Soo-Dispatch est une solution cloud, centralisant l’ensemble des informations nécessaires pour le bon fonctionnement d’une société d’interventions pour maintenance ou installation, à commencer par les données concernant les intervenants. Heures de travail, missions réalisées, kilométrage effectué, de nombreuses données remontent en temps réel. 

De même, les intervenants terrains peuvent ajouter certaines informations complémentaires au sujet des intervention en cours, réalisées ou à venir. Ces remontées permettent d’éviter le moindre litige en cas de problème avec le client ou l’entreprise chez qui la mission a été menée.

Soo-Dispatch, un outil aux multiples fonctionnalités

Soo-dispatch favorise la mise en place d’une stratégie financière claire et rapide. Le moteur de calcul et de pré-facturation génère des factures aussi bien pour la clientèle de votre entreprise, que pour les intervenants externes à qui vous avez fait appel dans le but de compléter vos équipes. Cette fonctionnalité se base sur tout un ensemble de données récoltées et prises en compte, comme par exemple, les forfaits à l’heure ou à la journée de votre entreprise ou de votre prestataire, le nombre d’heures travaillées etc… Une manière de simplifier sa comptabilité et de ne commettre aucun impair.

Les volets service client et service après-vente sont également assurés. Les prises de rendez-vous s’effectuent simplement, les informations et les données les plus importantes étant enregistrées en l’espace de quelques clics. Une fonctionnalité qui permet de faciliter le suivi des dossiers et de leur avancée, puisque la communication autour d’un projet en cours est améliorée. La transmission des documents se fait en temps réel, les informations importantes autour du client ou de l’intervenant sont également accessibles à toutes et tous, en quelques secondes.

Une solution au service du reporting et de l’analyse de son activité

Soo-Dispatch est également une plateforme qui favorise la mise en place d’un reporting clair et détaillé. Comme nous avons pu le voir, analyser les données enregistrées est primordial, dans le but de permettre à son activité de croître. En travaillant sur les points faibles observés, une société améliorer ses performances ainsi que son rendement.

Analyse financière par gestionnaire, analyse financière globale, contrôle des SLA, de la qualité, analyse des raisons liées au non-respect de la qualité promise ou des délais annoncés, les reporting Soo-Dispatch sont précis et offrent aux gestionnaires de projets, une vision transversale de l’activité :

– D’un point de vue terrain : les remontées effectuées par les intervenants sont directement enregistrées. Les images sont intégrées au dossier, au même titre que les rapports et les analyses de terrain. Ces informations pourront être réutilisées dans le futur, pour des interventions ou des opérations de maintenance similaires à celles réalisées sur site, quelques temps auparavant. Enfin, les rapports terrain permettent d’éviter le moindre litige.

– D’un point de vue financier : le reporting financier est favorisé par la remontée de chiffres et données précises, concernant les intervenants ainsi que les donneurs d’ordres. En ayant accès à tout un ensemble de données financières, l’entreprise peut mieux comprendre ses forces, analyser ses faiblesses et mettre en place une stratégie viable, qui lui permettra de combler certains manques.

– D’un point de vue externe : notre outil génère des rapports intéressants, notamment au sujet des principaux KPI clientèle adaptable par donneur d’ordres (et donc, par équipe). Soo-dispatch génère également des états préparatoires aux comités de pilotage et de suivi, afin que l’ensemble des personnes concernées, ait accès à des données importantes, de manière claire et détaillée, là aussi, dans un souci d’optimisation.

Conclusion :

Opter pour la solution Soo-Dispatch, c’est accepter d’embrasser le virage de la transition digitale, en s’offrant un outil de centralisation grâce auquel, sont disponibles tout un ensemble de données pertinentes liées au reporting ainsi qu’à l’analyse de son activité. Soucieux d’aider les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, nous avons ainsi décidé d’axer notre solution sur certaines fonctionnalités favorisant les prises de décisions claires, rapides et détaillées. Pour plus d’informations au sujet de notre logiciel, n’hésitez pas à nous contacter grâce au formulaire prévu à cet effet.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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