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La facturation des prestations de maintenance, un vrai casse tête…

Bonnes pratiques

Selon la nature de vos prestations et de vos clients ou donneurs d’ordre, la facturation peut devenir un vrai casse tête. Et pourtant, c’est le nerf de la guerre dans votre activité.

Imaginons un technicien de maintenance dans l’informatique, il réalise une moyenne de 4 interventions par jour, sur un mois, il aura fait plus de 80 interventions facturables.
Si vous avez une dizaine de techniciens, vous aurez plus de 800 prestations à pointer et à facturer.

Pour compliquer un peu la chose, certains de vos donneurs d’ordre sont facturés au forfait, d’autres au temps passé sur site et enfin certains au nombre de machines qu’ils ont en parc. Si en plus vous devez refacturer des pièces, ou appliquer une tarification spécifique selon le département d’intervention, la facturation peut devenir une activité très chronophage pour votre service administratif/comptable. Sans même parler des risques d’erreurs dues aux manipulations humaines.

Un logiciel de planification et de gestion d’interventions comme Soo-Dispatch a été conçu pour prendre en compte la complexité et la diversité des modes de facturations possibles selon les prestations. Son moteur de calcul de pré-facturation vous permet une fois bien paramétré de prendre en compte l’ensemble des différents modes de facturation pour chaque compte client.

Bien sûr, le moteur de calcul de pré-facturation fonctionne exactement de la même façon pour la sous-traitance si vous l’utilisez !

En savoir plus sur la facturation avec Soo-Dispatch

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel.
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique s’appuie sur les DataCenter OVH en France, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive de vos équipements avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat de maintenance ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données des équipements clients que vous maintenez, en temps réel sur le cloud. Que ce soit lors de l’installation, ou la maintenance d’un équipement, les données récoltées lors de l’intervention sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à une problématique beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes (telles que les notices d’entretien propres à l’équipement visité), ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la leur apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie des équipements clients. Ainsi, vous savez quand intervenir, ce qui a été fait et doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter l’équilibre vie privée – vie professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

– Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de l'intervention  proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain. Cependant, les entreprises gagnent en productivité et pouvent générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène. Notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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