Optimiser ses tournées de maintenance pour gagner en productivité

Maintenance

Afin de s’assurer du bon fonctionnement de son activité, une entreprise doit s’organiser de façon méticuleuse, avec pour objectif, de fournir une ligne directrice à l’ensemble de ses collaborateurs. En imposant un système structuré, c’est l’entreprise dans sa globalité qui avance dans le même sens : les process sont clairs et respectés, permettant ainsi de gagner en productivité. 

Dans le cadre d’une société spécialisée dans les opérations de maintenance, le constat prévaut d’autant plus, puisque l’humain est au cœur du métier. Les interventions sont importantes, les répercussions des problèmes rencontrés pouvant possiblement impacter des dizaines, voire des centaines de professionnels ou de particuliers. Se pose ainsi la question de savoir comment optimiser ses tournées d’interventions, afin de gagner en productivité.

Comment optimiser ses tournées d’interventions pour gagner en productivité ?
1 – Optimiser ses tournées d’interventions de maintenance, pour fidéliser sa clientèle
2 – Optimiser ses tournées d’interventions afin de réduire ses coûts
3 – Les techniciens d’intervention, au cœur de la stratégie

Optimiser ses tournées d’interventions de maintenance, pour fidéliser sa clientèle

La satisfaction client, objectif numéro un

Si l’objectif principal d’une entreprise est d’être rentable, cette finalité passe par la satisfaction de sa clientèle. Un client heureux, est un client qui a plus de chances de refaire appel à nos services, voire même de les partager auprès de son cercle de connaissances. En délivrant un produit, une offre ou un service rapide, efficace et satisfaisant, la société en question défend une image fiable, sur laquelle il est possible de se reposer. Indicateur de réussite très important, la satisfaction client se base sur divers points tels que :

– La ponctualité : en arrivant à l’heure, un intervenant se débarrasse d’une éventuelle pression liée au retard, ce dernier disposant alors du temps nécessaire afin de mener à bien sa tâche. Une fois la mission terminée, le client retiendra deux points, à savoir que le travail a bel et bien été réalisé, mais également que l’intervenant terrain est fiable, arrivant à l’heure et, par la même occasion, ne l’empêchant pas ensuite de mener à bien ses propres activités s’il est un particulier, ou le bon déroulement de la journée, dans le cadre d’une intervention en entreprise (réunion, bruit etc…)

– La communication : en renvoyant une image agréable et ouverte, un intervenant de maintenance va tout de suite créer un lien avec le client. Le côté humain étant important notamment dans ce secteur, cette façon proactive d’agir permet de renvoyer une image positive.

– La résolution du problème : il arrive parfois qu’un problème prenne du temps à être résolu. Toutefois, en se rendant sur site avec l’ensemble des outils requis, des informations nécessaires et des autres points à ne jamais oublier, l’intervenant terrain dégage une image professionnelle toujours appréciable.

Améliorer les process en interne pour une clientèle conquise

Cependant, les façons d’agir sur le terrain ne sont pas les seuls facteurs à optimiser afin de gagner en productivité. En effet, les process hors sites peuvent également être revus afin d’être optimisé, dans une démarche visant à améliorer l’efficacité sur le terrain. Nous pensons notamment à :

La réactivité logistique : un intervenant se présentant sur place sans outils ou avec des outils manquants rencontrera quelques soucis afin de mener à bien sa mission.

La réactivité du service client : certains rendez-vous peuvent être urgents et réclament une accessibilité de tous les instants.

L’amélioration de la communication interne :en ayant un aperçu réel de l’ensemble de ses collaborateurs, leur façon d’agir et leurs actions terrain, il est possible pour une entreprise de palier à certaines carences, mais surtout d’améliorer les façons de faire de chacun, afin d’optimiser le temps de travail et donc, de gagner en productivité.

En optant pour une solution centralisée, telle que Soo-Dispatch, votre entreprise gère l’ensemble des facteurs permettant à sa clientèle d’être satisfaite de la prestation fournie. 

Les donneurs d’ordres sont en mesure d’analyser les heures d’arrivée sur site, pour mener à bien les interventions, le temps passé sur le terrain ainsi que le temps passé sur la route entre deux interventions. Dans l’idée, les managers des équipes d’intervenants de maintenance peuvent également avoir un aperçu général du parc logistique. Ces fonctionnalités permettent aux intervenants et leurs supérieurs de mieux organiser et maîtriser les journées et donc, d’optimiser le temps de travail de l’ensemble des collaborateurs.

De même, l’outil renvoie une image proactive. Prenons l’exemple d’une panne moteur ou d’une absence liée à une maladie. Les intervenants situés à proximité peuvent donc être déroutés afin d’intervenir sur un projet mis de côté, à forte valeur ajoutée. Les informations sont toutes disponibles en temps réel et favorisent donc des prises de décisions très rapides.

Optimiser ses tournées d’intervention afin de réduire ses coûts

Une mauvaise organisation qui coûte cher

Le manque d’organisation tend à coûter cher. Si une entreprise spécialisée dans les interventions de maintenance souhaite continuer à générer de l’activité, celle-ci doit être parfaitement structurer et ne rien laisser au hasard.

Face au manque d’organisation et de vision sur l’ensemble des outils importants afin de mener à bien les tâches quotidiennes, les intervenants terrains peuvent rencontrer quelques problèmes. Planning non-définis, paramètres géographiques incompris, rôle mal assimilé, les points à éclaircir sont nombreux mais la démarche est nécessaires, au risque de voir l’ensemble des collaborateurs se marcher sur les plates-bandes.

S’organiser pour réduire ses coûts et gagner en productivité

En cas de trop nombreux problèmes, l’entreprise risque de renvoyer une image négative, délétère, résultant sur une baisse significative de l’activité. Sur terrain, les intervenants seront perdus et n’apporteront que peu de réponse aux clients. À terme, le nombre d’affaires diminue, le chiffre réalisé avec. Outre la perte de clients, c’est surtout à la perte d’employés que la société s’expose, alors que les remplacements ne sont pas toujours évidents et peuvent vite devenir coûteux. 

Face à ce constat peu enchantant, plusieurs solutions existent et sont à mettre en place.

Il convient, tout d’abord, de parfaitement définir les rôles et les objectifs à remplir. En d’autres termes, il faut « optimiser » les intervenants en les aidant à mieux comprendre les contours des missions confiées. En agissant de la sorte, l’ensemble des collaborateurs aura une zone de travail précise, un accès à certains outils et un accès garanti aux informations les plus pertinentes. 

Résultat, les délais, les latences et les conflits, aussi bien internes qu’externes sont considérablement réduits, permettant à l’activité de devenir pérenne. Les tournées d’interventions sont plus efficaces, mieux réalisées. La valeur ajoutée, qu’elle soit humaine ou économique, est rapidement quantifiable.

Les techniciens d’intervention, au cœur de la stratégie

Afin d’assurer le bon fonctionnement de son activité, une entreprise doit également parier sur la relation humaine. Dans le cadre d’une activité liée aux opérations de maintenance, la question est d’autant plus importante. Ainsi, afin de s’assurer de la réussite de ses équipes, il convient de mettre les intervenants dans les meilleures conditions possibles.

Gagner en productivité, en optimisant ses tournées d’interventions grâce à Soo-Dispatch

En optant pour une solution de gestion centralisée, les décideurs ont la main sur un ensemble de paramètres permettant à l’humain d’être épanoui dans son quotidien. En ayant l’œil sur la zone géographique, les missions à réaliser ainsi que les chiffres effectués ou encore la situation du parc logistique (manque d’outils, outils sur place, commande en cours), le personnel en back-office pilote les intervenants qui n’ont qu’à se concentrer sur le cœur même de leur métier, de leur mission. En résulte, une activité efficace et optimisée, des missions parfaitement réalisées et un quotidien sommes toutes, maîtrisé. D’un point de vue clientèle comme managériale, les efforts déployés par les intervenants sont salués et valorisés.

Notre logiciel Soo-Dispatch, vise à répondre aux problématiques de gestion et d’optimisation latentes des tournées d’interventions et de maintenances.

En offrant une plateforme centralisée et dédiée aux décideurs, Soo-Dispatch vise avant tout à faciliter la tâche des entreprises spécialisées dans les opérations d’interventions. De nombreux outils et fonctionnalités paramétrables sont disponibles, permettant de gérer les heures d’arrivée et de départ des techniciens, les questions liées à leur mobilité, les demandes liées à la logistique et au réapprovisionnement ou encore les questions liées au service client.

Optimiser ses tournées de maintenance pour gagner en productivité : notre conclusion

Outre celles que nous avons pu développer au cours de cet article, notre plateforme dispose de bien d’autres fonctionnalités. Des rapports de mission peuvent ainsi être édités, afin de proposer un suivi clair et rapide pour les futurs intervenants. Un système de pré-facturation client et intervenants externe permet également de gagner du temps sur la partie comptabilité. 

Enfin, les équipes de gestions ont accès à tout un ensemble de données permettant d’avoir un point de vue clair et précis sur les chiffres réalisés par une personne ou une équipe. De quoi permettre d’analyser et travailler sur certains points (zone géographique trop vaste, trop resserré et autres) qui font défaut, dans le but de gagner en productivité.

Afin d’optimiser ses tournées d’interventions, une société doit parfaitement définir les rôles de chacun de ses intervenants, que ce soit d’un point de vue professionnel ou géographique. En agissant ainsi, une firme va permettre ses collaborateurs de mieux comprendre et se concentrer efficacement sur ses propres plannings, sans se marcher sur les pieds.

En résulte des tournées plus efficaces, qui ne font pas de place aux imprévus. Les intervenants terrains arrivent aux heures prévues, affichent une certaine réactivité et renvoient une belle image de l’entreprise. Cependant, il peut être intéressant de se tourner vers un outil de gestion centralisée, regroupant l’ensemble des données et fonctionnalités nécessaires à une bonne organisation et une bonne gestion de ses tournées. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet.

 

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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