+33 (1) 89.16.25.80 contact@iel-services.fr

La maintenance et l’installation, à l’heure du covid-19

par | Déc 7, 2020 | Bonnes pratiques

Le covid-19 oblige de nombreux professionnels, entrepreneurs et entreprises à revoir leur façon de fonctionner. Parmi les principaux secteurs touchés, ceux du tourisme, de l’hôtellerie-restauration ou encore de la culture. Pour autant, d’autres entreprises doivent elles aussi s’adapter, comme la grande distribution ou encore, les entreprises issues des secteurs de la maintenance et de l’installation. 

En effet, les intervenants terrain de même que les donneurs d’ordres doivent jongler entre productivité et respects des gestes barrières, afin d’assurer la pérennité de leur entreprise, la sécurité et la santé des intervenants (internes et externes) mais aussi et surtout de leurs clients. L’occasion de revenir sur la façon dont les entreprises spécialisées dans les interventions de maintenance font, afin de s’adapter au covid-19.

La maintenance et l’installation, à l’heure du covid-19
Maintenance et installation : à l’heure du covid-19
– L’employeur a des obligations vis-à-vis de ses intervenants en maintenance
– La crise du covid-19 entraîne des incertitudes
Le rôle des managers de maintenance à l’heure du covid-19
– Managers, rappelez les consignes à mettre en place
– Réduire les déplacements pour vos opérations de maintenance
Les nouvelles technologies, au service des mainteneurs et installateurs 
– Digitaliser ses services de maintenance : une réponse à la crise du covid-19 
– Optimiser ses process, grâce à Soo-Dispatch
– Assurer sa trésorerie, condition sine qua non pour survivre
– Réduire les délais, importance capitale en période de covid-19

La maintenance et l’installation à l’heure du covid-19

L’employeur a des obligations vis-à-vis de ses intervenants en maintenance

L’article L4121-1 du code du travail du Code du Travail stipule que l’employeur, peu importe le secteur, se doit de tout faire afin d’assurer la sécurité des membres de ses équipes. Un point important, car en cas de manquement, la justice peut se pencher sur le dossier.

À l’heure de la crise du civid-19, les règles de base imposées à l’encontre des entreprises sont connues de tous. Les gestes barrières doivent être respectés, à commencer par le port du masque ou encore la distanciation sociale. Chez les mainteneurs et les installateurs, la question ne se pose donc pas. En revanche, un employeur peut imposer d’autres règles, comme l’obligation de se désinfecter les mains, de désinfecter ses outils avant de les ranger etc.

Le covid-19 entraîne certaines incertitudes

L’ensemble des règles imposées par le gouvernement et l’employeur sont également amenées à évoluer en fonction de la pandémie. Si la situation revient à la normale, il y a fort à parier que les façons de travailler évolueront elles aussi. En cas de renforcement des mesures, les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention devront s’adapter. Afin de rester au fait de l’évolution, le ministère du Travail ainsi que le ministère de la Santé mettent régulièrement à jour leurs données.

Le rôle des managers de maintenance à l’heure du covid-19

Managers, rappelez les consignes à mettre en place

Les consignes de sécurité doivent être respectées par l’ensemble des professionnels, intervenants externes compris. Chez les mainteneurs ou les installateurs n’ayant pas opté pour le virage digital, une check-list sur format papier peut être distribuée à l’ensemble des collaborateurs dans le but de rappeler les consignes à respecter ainsi que les risques encourus.

Pour les sociétés de maintenance ayant débuté leur transition digitale et disposant d’un service ou d’un outil facilitant la gestion digitale et à distance, comme une application, une notification où un simple message rappelant là encore les règles à respecter peut être envoyé. Une manière pour l’employeur de garder une trace de l’ensemble des mesures mises en place en cette période de pandémie, afin de garantir la sécurité des employés ainsi que des clients.

Réduire les déplacements pour vos opérations de maintenance

La situation sanitaire et les consignes actuellement en place incitent également les entreprises à réduire les déplacements ainsi que les interactions. Mais comment peuvent donc s’organiser les sociétés spécialisées dans le secteur de la maintenance afin de répondre à ces nouveaux besoins liés à la crise du covid-19 ? En effet, les interventions réclament obligatoirement un déplacement et, la plupart du temps, une interaction avec le client. Aujourd’hui cependant, il faut faire preuve d’adaptation et éviter de se rencontrer au maximum. La distanciation sociale est de mise, de même qu’une discussion au début et à la toute fin des opérations.

Quid des rencontres professionnelles, au bureau ? Là encore, celles-ci peuvent être évitées, tout du moins, limitées. En effet, en axant son activité sur les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle ou un outil de gestion et de centralisation de son activité, il est alors possible de continuer à assurer le bon déroulement de son activité, mais à distance. Les données s’échangent rapidement grâce aux outils à disposition et il n’est pas nécessaire d’entrer en contact et donc, de prendre des risques sanitaires.

La technologie, au service des mainteneurs et installateurs en période de covid-19 

Digitaliser ses services de maintenance : une réponse à la pandémie mondiale 

L’un des points principaux de la stratégie à opter pour faire face au covid-19 est, la digitalisation de ses opérations. S’il est bien évidemment impossible de ne pas se rendre sur site, les intervenants en maintenance peuvent compter sur des logiciels tels que Soo-Dispatch+ afin d’assurer la bonne gestion et le bon déroulement des leurs tâches quotidiennes grâce à ses fonctionnalités de planification des tournées.

Soo-dispatch est un outil 100% cloud, qui permet à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise spécialisée dans la maintenance et l’installation d’avoir accès à un ensemble d’informations et de fonctionnalités. Notre outil permet de prendre des rendez-vous, de gérer les intervenants à distance grâce aux informations remontant en temps réel, de savoir quelles opérations sont en cours ou sont terminées.

Optimiser ses process, grâce à Soo-Dispatch+

Nos fonctionnalités permettent également de générer des modèles de facturation client ou intervenant externe, de générer des états de reporting ou encore de faire remonter des informations complémentaires grâce à notre système EDI. Photos, vidéos, notes sont ainsi ajoutées afin de faciliter la transmission des informations entre les différents secteurs de l’entreprise.

En optant pour une solution telle que la nôtre, vous assurez à votre entreprise, en situation de covid-19, de limiter les rencontres tout en favorisant la transition digitale. De cette façon, vos outils sont optimisés, votre communication interne est renforcée permettant ainsi de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur-ajoutée, vous renforcez votre relation client et donc améliorez votre image de marque. Autre point, en assurant la continuité de ses services, vous assurez une rentrée de trésorerie important en temps de pandémie.

Assurer sa trésorerie, condition sine qua non pour survivre

Nous avons pu en témoigner au cours du confinement allant des mois de mars à mai, de nombreuses entreprises n’étaient pas préparées. Que ce soit d’un point de vue matériel (télétravail) ou financier (manque de ressources), toutes ont dû s’adapter. Aujourd’hui, force est de constater que toutes sont mieux armées. Attention cependant, la situation reste très fragile, surtout chez les TPE et PME qui ne disposent pas des ressources des grands groupes.

En se tournant vers une solution digitale, comme Soo-Dispatch, votre entreprise conserve une activité, même réduite. Par la même occasion, votre entreprise assure une entrée d’argent rapide grâce aux fonctionnalités favorisant la génération de factures. Un processus qui peut ne prendre que quelques minutes seulement, Soo-Dispatch présentant des modèles de pré-facturation à personnaliser et optimiser. 

Réduire les délais de paiements, importance capitale en période de covid-19

Les délais liés à une stratégie papier sont considérablement réduits. Les TPE/PME spécialisées dans les secteurs de l’intervention et de la maintenance se renforcent sur ce point, permettant ainsi de mieux gérer les périodes de creux et les troubles liés à certaines mesures gouvernementales imposées afin de lutter contre la pandémie de covid-19.

Conclusion

La crise du covid-19 a rebattu de nombreuses cartes. Des millions d’entreprises à travers le monde ont été forcées de s’adapter aux nouvelles règles en vigueur. Le secteur de la maintenance, lui, n’a pas été épargné et il est important pour les équipes dirigeantes de mettre au point certaines règles d’usage à respecter. Gestes barrières, gestion de la trésorerie, digitalisation des services : le covid-19 représente une menace, mais également une belle opportunité afin de revoir l’ensemble de son fonctionnement, dans le but de le rendre plus fluide, plus efficace et mieux renforcé. Opter pour une solution comme Soo-Dipatch+ permet de fluidifier son fonctionnement, renforcer sa trésorerie et répondre à certains besoins sanitaires. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire prévu à cet effet.

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo Dispatch

par | Nov 30, 2020 | Nouvelles technologies

L’importance des rapports d’activité et des rapports financiers n’est plus à prouver. En effet, afin d’avoir une idée détaillée de la situation dans laquelle se trouve son entreprise, il convient d’étudier certains indicateurs clés de performance. Comment ? En analysant les points remontés et enregistrés, comme par exemple le chiffre réalisé par une équipe ou une individualité sur une période définie. Cependant, les outils de reporting et d’analyse peuvent être obsolètes et incomplets d’autant que de plus en plus de données sont à prendre en compte.

Une solution digitale peut être une alternative vers laquelle il serait intéressant de se tourner. En effet, un logiciel ou une plateforme centralisant tout un ensemble de données, accessibles en quelques clics, permet de se faire une idée concise de la situation financière et humaine dans laquelle évolue actuellement son entreprise. C’est notamment le cas de la solution 100% cloud, Soo-Dispatch, une solution que nous allons vous présenter dans cet article. Adaptée aux sociétés spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, cet outil permet de générer, étudier et suivre ses rapports d’exploitation.

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : optez pour Soo-Dispatch
– Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder
– Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Reporting et analyse d’opérations de maintenance : comment procéder ?

Analyser les données de son entreprise est vital. En effet, en ayant un aperçu clair et détaillé des KPI (indicateurs clés de performance), les gestionnaires de projets peuvent avoir une idée plus précise des points sur lesquels travailler afin d’optimiser leurs performances.

Dans le cadre de la maintenance et de l’intervention, il convient de se concentrer sur :

  • Le nombre d’interventions réalisées : en effet, en analysant le nombre d’interventions réalisées par un individu, une équipe, les performances de l’entreprise sont mieux comprises. Il est alors possible de dispatcher ces interventions en fonction des régions et adapter son travail en fonction des lieux qui en ont le plus besoin.
  • Le nombre d’appels / demandes / de nouveaux rendez-vous : une entreprise va pérenniser son activité si et seulement si celle-ci est sollicitée. En analysant la demande, en croissance ou non, les gestionnaires de projets et les équipes marketing vont pouvoir travailler ensemble, à de nouvelles stratégies de communication.
  • La satisfaction client : un client satisfait est l’objectif de toute entreprise spécialisée dans la maintenance. En agissant vite et bien, un intervenant terrain va renvoyer une image positive de la société pour laquelle il travaille. 
  • Le chiffre réalisé : le succès d’une entreprise repose sur un bon chiffre d’affaires.

Ces analyses sont primordiales et, couplées à d’autres KPI peut-être plus secondaires (le temps passé sur site, les questions liées à la mobilité) peuvent permettre d’y voir plus clair. Reste à définir la façon dont le rapport sera présenté. 

Au cours de réunions « classiques », feuilles, papiers et tableaux informatiques sont amenés à s’échanger rapidement. Or, pour plus de productivité, une solution digitale comme Soo-Dispatch, permet d’avoir accès à des rapports financiers, d’analyse et de reporting client clairs et détaillés. 100% cloud, notre solution permet également de garder à portée de main les résultats précédemment enregistrés afin d’y avoir accès. Un outil qui permet d’optimiser les interventions de ses intervenants mainteneurs ou installateurs, mais également d’optimiser le futur de son activité et les études détaillées concernant les rapports.

Opérateurs de maintenance : découvrez Soo-Dispatch, une solution 100% cloud

Les intervenants, un rôle primordial

Comme nous avons pu le voir, Soo-Dispatch est une solution cloud, centralisant l’ensemble des informations nécessaires pour le bon fonctionnement d’une société d’interventions pour maintenance ou installation, à commencer par les données concernant les intervenants. Heures de travail, missions réalisées, kilométrage effectué, de nombreuses données remontent en temps réel. 

De même, les intervenants terrains peuvent ajouter certaines informations complémentaires au sujet des intervention en cours, réalisées ou à venir. Ces remontées permettent d’éviter le moindre litige en cas de problème avec le client ou l’entreprise chez qui la mission a été menée.

Soo-Dispatch, un outil aux multiples fonctionnalités

Soo-dispatch favorise la mise en place d’une stratégie financière claire et rapide. Le moteur de calcul et de pré-facturation génère des factures aussi bien pour la clientèle de votre entreprise, que pour les intervenants externes à qui vous avez fait appel dans le but de compléter vos équipes. Cette fonctionnalité se base sur tout un ensemble de données récoltées et prises en compte, comme par exemple, les forfaits à l’heure ou à la journée de votre entreprise ou de votre prestataire, le nombre d’heures travaillées etc… Une manière de simplifier sa comptabilité et de ne commettre aucun impair.

Les volets service client et service après-vente sont également assurés. Les prises de rendez-vous s’effectuent simplement, les informations et les données les plus importantes étant enregistrées en l’espace de quelques clics. Une fonctionnalité qui permet de faciliter le suivi des dossiers et de leur avancée, puisque la communication autour d’un projet en cours est améliorée. La transmission des documents se fait en temps réel, les informations importantes autour du client ou de l’intervenant sont également accessibles à toutes et tous, en quelques secondes.

Une solution au service du reporting et de l’analyse de son activité

Soo-Dispatch est également une plateforme qui favorise la mise en place d’un reporting clair et détaillé. Comme nous avons pu le voir, analyser les données enregistrées est primordial, dans le but de permettre à son activité de croître. En travaillant sur les points faibles observés, une société améliorer ses performances ainsi que son rendement.

Analyse financière par gestionnaire, analyse financière globale, contrôle des SLA, de la qualité, analyse des raisons liées au non-respect de la qualité promise ou des délais annoncés, les reporting Soo-Dispatch sont précis et offrent aux gestionnaires de projets, une vision transversale de l’activité :

– D’un point de vue terrain : les remontées effectuées par les intervenants sont directement enregistrées. Les images sont intégrées au dossier, au même titre que les rapports et les analyses de terrain. Ces informations pourront être réutilisées dans le futur, pour des interventions ou des opérations de maintenance similaires à celles réalisées sur site, quelques temps auparavant. Enfin, les rapports terrain permettent d’éviter le moindre litige.

– D’un point de vue financier : le reporting financier est favorisé par la remontée de chiffres et données précises, concernant les intervenants ainsi que les donneurs d’ordres. En ayant accès à tout un ensemble de données financières, l’entreprise peut mieux comprendre ses forces, analyser ses faiblesses et mettre en place une stratégie viable, qui lui permettra de combler certains manques.

– D’un point de vue externe : notre outil génère des rapports intéressants, notamment au sujet des principaux KPI clientèle adaptable par donneur d’ordres (et donc, par équipe). Soo-dispatch génère également des états préparatoires aux comités de pilotage et de suivi, afin que l’ensemble des personnes concernées, ait accès à des données importantes, de manière claire et détaillée, là aussi, dans un souci d’optimisation.

Conclusion :

Opter pour la solution Soo-Dispatch, c’est accepter d’embrasser le virage de la transition digitale, en s’offrant un outil de centralisation grâce auquel, sont disponibles tout un ensemble de données pertinentes liées au reporting ainsi qu’à l’analyse de son activité. Soucieux d’aider les entreprises spécialisées dans les secteurs de la maintenance et de l’intervention, nous avons ainsi décidé d’axer notre solution sur certaines fonctionnalités favorisant les prises de décisions claires, rapides et détaillées. Pour plus d’informations au sujet de notre logiciel, n’hésitez pas à nous contacter grâce au formulaire prévu à cet effet.