Pourquoi anticiper la durée des opérations de maintenance ?

Maintenance

À plusieurs reprises, nous l’avons répété dans ce blog, l’organisation et la planification permettent de mieux organiser les journées de ses opérateurs de maintenance. Bien évidemment, de multiples facteurs sont à prendre en compte, à commencer par le nombre d’interventions à mener sur une journée ou les distances entre chaque site. Pour autant, d’autres paramètres entrent en compte chez les entreprises de maintenance et d’installation, soucieuses de construire sur des bases saines, comme l’anticipation de la durée des interventions de maintenance de ses techniciens.

En effet, en ayant une idée proche de la réalité concernant la durée des interventions de ses techniciens et opérateurs de maintenance, il est plus simple pour le management, de mettre en place des plannings efficaces. Cela permet d’être plus efficace, plus productif et donc de générer un chiffre plus important tout en renforçant son image de marque. Alors, pourquoi et surtout, comment anticiper la durée des interventions de ses techniciens de maintenance ? Une question à laquelle nous allons répondre dans la suite de cet article. 

Pourquoi anticiper la durée des opérations de maintenance ?
Anticiper la durée des interventions de maintenance, facteur de réussite
Pourquoi anticiper la durée des interventions de maintenance par ses opérateurs terrain ?
Durée des opérations de maintenance : gérer l’imprévu
Anticiper la durée des interventions de maintenance, pour une bonne image de marque
Comment anticiper les durées d’interventions de ses opérateurs de maintenance ?
1- Gérer et adapter ses plannings en fonction de l’expérience opérateur
2- Anticiper les durées d’interventions de maintenance grâce aux nouvelles technologies
Anticiper la durée des interventions de maintenance : notre conclusion

Anticiper la durée des interventions de maintenance, facteur de réussite

Pourquoi anticiper la durée des interventions de maintenance par ses opérateurs terrain ?

Il peut être assez difficile d’imaginer et d’anticiper avec une certaine précision, la durée des interventions de ses opérateurs maintenance. Pour autant, il est nécessaire de se pencher sur la question. En effet, en réussissant à analyser la durée des interventions de ses opérations de maintenance, il est bien plus simple de définir le rythme de travail estimé et donc de créer et structurer des plannings clairs et efficaces, autour d’un individu, d’une équipe. 

Chez les mainteneurs et les installateurs, la planification est l’une des quelques clés de bonne gestion. En effet, cela permet de mettre en place des équipes et de fédérer les salariés et intervenants autour de projets stimulants. En outre, cela peut également permettre de challenger les intervenants, autour de missions d’intervention compliquées et chronophages. En somme, cela facilite la structuration du calendrier et la bonne tenue des missions.

Durée des opérations de maintenance : gérer l’imprévu

Bien évidemment, certaines fois, quelques manquements peuvent arriver. Prenons ici l’exemple d’un donneur d’ordre, qui demande à l’un de ses opérateurs de maintenance, d’effectuer 3 à 4 interventions maintenance dans la journée. Or, l’une de ces missions a mal été anticipée et la charge de travail est finalement plus importante que ce qui a été prévu. Les missions prévues à la suite sont retardées et annulées. Dans ce cas précis, une solution doit être trouvée afin d’aider le client à obtenir le service souhaité, au risque de subir un déficit d’image et peut-être même, la perte d’un client.

Comment remédier aux imprévus ?

Afin de prévenir les manquements et les imprévus, une analyse complète et détaillée en amont des opérations à venir peut être effectuée. Cela permet de comprendre les enjeux autour de la mission et surtout, d’en définir les risques : s’agit-il d’une intervention risquée ? Est-il possible de découvrir d’autres problèmes plus importants ? Une discussion autour de ces points permet d’anticiper. En mettant en place une stratégie basée sur l’analyse, l’anticipation et la prise de décision partagée, une entreprise peut mieux gérer ces situations délicates.

À terme, les durées estimées d’intervention seront mieux appréhendées et il sera plus rapide pour l’ensemble des intervenants terrain, de travailler depuis des plannings cohérents. Cette façon de faire permet également aux techniciens de travailler dans de meilleures conditions.

Si un nombre de missions précis doit être réalisé à la journée et qu’une mission s’avère durer plus longtemps, l’opérateur de maintenance risque d’être submergé par le stress. L’anticipation et le fait de savoir que des solutions annexes existent, permettent de faciliter le quotidien. Enfin, des plannings clairs et cohérents permettent aux opérateurs de maintenance de concilier vie professionnelle et vie personnelle puisque ces derniers disposent d’heures précises et n’ont pas à rester de longues heures sur site.

Anticiper la durée des interventions de maintenance, pour une bonne image de marque

Anticiper la durée des interventions de maintenance permet également de garantir une belle image de marque et une fidélisation de la clientèle. En effet, dans le cas où un planning est relativement mal construit et surtout, mal adapté, les missions peuvent prendre du retard.

Sans un bon service client, c’est l’image de l’entreprise qui risque d’en pâtir : retard de plusieurs heures voire plusieurs jours, manque de flexibilité, absence de geste commercial, les raisons sont nombreuses pour qu’une entreprise perde en crédibilité.

Forcément, dans un secteur où le bouche-à-oreille et le réseautage jouent un grand rôle, il faut absolument faire preuve d’une certaine assurance au risque de vite se retrouver avec une mauvaise publicité. Cela entraîne un déficit d’image et une perte probable de clients fidèles.

Comment anticiper les durées d’interventions de ses opérateurs de maintenance ?

1- Gérer et adapter ses plannings en fonction de l’expérience opérateur

Il peut être relativement difficile d’imaginer combien de temps une intervention de maintenance peut ou va durer. Comme nous venons de le voir, les opérateurs ne sont pas à l’abri de mauvaises surprises. Or, il est simple d’établir une base sur laquelle construire des plannings cohérents. En se basant sur l’expérience et le reporting de missions précédentes, un donneur d’ordre peut imaginer combien de temps une prochaine mission sensiblement similaire prendra. 

Un autre point consiste à mélanger les expériences. En effet, un intervenant junior mettra forcément plus de temps qu’un opérateur de maintenance senior, ayant plusieurs années d’expérience. Ainsi, il peut être utile de les faire coopérer, afin de faciliter une transmission horizontale du savoir-faire. Cela permettra à terme de réduire le temps passé sur site par l’intervenant junior, tout en le rendant plus productif et donc rentable, grâce à sa montée rapide en compétence.

Afin d’anticiper les durées d’interventions de maintenance, il peut également être intéressant de se concentrer sur l’aspect kilométrique. En effet, en délimitant le champ d’action d’un intervenant de maintenance à une zone prédéfinie, les temps de latence sont considérablement réduits. De cette façon, une mission qui est supposée durer 3 heures (2h de trajet et 1h sur site) va forcément durer moins longtemps, permettant ainsi une organisation plus efficace.

2- Anticiper les durées d’interventions de maintenance grâce aux nouvelles technologies

Les nouvelles technologies favorisent également l’anticipation de la durée des interventions, ainsi que la réduction du temps passé sur site par les mainteneurs et installateurs. Un outil tel que Soo-Dispatch regroupe tout un ensemble de données afin d’étudier la durée des trajets des opérateurs entre un point A et un point B, la gestion des opérations (notamment grâce au code couleur clair et prédéfini, qui permet de déterminer avec précision qui agit, comment).

Ces données essentielles sont accessibles par toutes et tous en quelques clics.  Ce logiciel favorise également la génération de factures, grâce à des pré-modèles intégrés, ou encore l’accès au reporting, pour une analyse plus complète par individu et par équipes. De cette façon, les donneurs d’ores disposent d’un panel complet d’outils afin d’optimiser au mieux la gestion de leurs équipes et la mise en place de calendriers cohérents. 

Anticiper la durée des interventions de maintenance : notre conclusion

Anticiper la durée des interventions de maintenance de ses opérateurs, permet à une entreprise spécialisée dans les secteur de la maintenance et de l’installation, de travailler et optimiser les plannings de ses intervenants terrain tout en optimisant l’image de marque. En effet, en ayant une meilleure gestion des temps de transports ou encore des temps d’intervention, il est plus simple de créer tout un ensemble de process, permettant de délivrer d’excellentes prestations afin de contenter la clientèle.

Comment ? Les nouvelles technologies permettent d’avoir de nouveaux outils permettant de gérer au mieux ces aspects. Un logiciel tel que Soo-Dispatch permet d’analyser les reportings et d’optimiser les process en fonction des données perçues. Vous pouvez en apprendre plus sur notre outils en nous contactant pour une démonstration gratuite. Pour plus d’informations au sujet de ses fonctionnalités, n’hésitez pas à nous contacter.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
Le taux de disponibilité garanti est de 99,8% 24h / 24 et 7 j / 7. Vos données sont sauvegardées quotidiennement.

Merci de vous reporter à notre page dédiée.

Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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