Comment optimiser la gestion du parc logistique de son entreprise de maintenance ?

Maintenance

La question de la gestion et l’optimisation du parc logistique de son entreprise (lorsqu’elle en a besoin d’un), se pose. Chez les mainteneurs et les installateurs, le sujet est d’autant plus sensible que les besoins en matériel sont réels. Résultat, face à la forte demande, certaines pièces peuvent venir à manquer. Les opérations similaires entraînent des besoins importants en termes de ressources.

Ainsi, si la demande est importante, le stock doit lui aussi l’être, au risque de faire face à une réelle pénurie. En situation de manque, les entreprises prennent du retard dans la gestion de l’opération de maintenance en question. Cela résulte en une baisse de la qualité du service offert. Par conséquent, cela entraîne également un déficit en termes d’image.

En effet, un client dans le besoin, lorsqu’il se tourne vers une entreprise spécialisée dans le secteur de la maintenance et de l’installation, attend un service de haute qualité. Alors, comment faire afin d’éviter les désagréments et optimiser la gestion de son parc logistique ? Élément de réponse, dans la suite de cet article.

Entreprise de maintenance, optimisez la gestion de votre parc logistique avec Soo-Dispatch :
Comment optimiser la gestion de son parc logistique ?
1 – Apprendre à connaître les capacités logistiques de son entreprise
2 – Entreprises de maintenance : l’importance des ressources
3 – Organiser et optimiser le fonctionnement de son parc logistique
4 – Disposer des bons outils logistiques, pour un travail efficace
5 – Éduquer et spécialiser ses collaborateurs logistiques
Optimiser son parc logistique, grâce aux ressources digitales
Soo-Dispatch, pour les entreprises spécialisées dans la maintenance
La logistique, l’un des piliers des entreprises de maintenance

Comment optimiser la gestion de son parc logistique ?

1 – Apprendre à connaître les capacités logistiques de son entreprise

Avant toute chose, une entreprise doit apprendre à connaître et parfaitement comprendre ses capacités logistiques. En effet, si une TPE ou une PME dispose de moyens limités, une société de maintenance, à plus grande échelle, aura plus de place afin de stocker ses ressources matérielles. Des capacités qu’il faut apprivoiser.

Prenons l’exemple d’une petite entreprise :

Une TPE ou PME d’environ une dizaine de collaborateurs, aura forcément un entrepôt adapté à sa taille. Ce parc logistique, il faut apprendre à le connaître et à le maîtriser, car les stocks seront forcément plus limités (même si la demande est moindre). 

En cas de pic d’activité, la supply chain ne pourra certainement pas suivre. Dans le cas d’un ralentissement, les stocks vont commencer à s’empiler. Ainsi, il faut connaître les besoins réels de sa société, afin d’anticiper. Stocké en extérieur ou trop longtemps, une ressource matérielle va perdre en qualité, en valeur et en intérêt.

2 – Entreprises de maintenance : l’importance des ressources

Concentrons-nous, ici, sur le strict opposé, à savoir, une société oeuvrant à l’échelle nationale : 

Une entreprise œuvrant à plus grande échelle, va éprouver beaucoup moins de difficultés. En effet, les ressources ont tendance à être un peu plus abondantes et le turnover est bien maîtrisé. Si les besoins sont différents, dans le sens ou une entreprise plus développée aura généralement plus d’interventions à effectuer, la question du stockage se pose un peu moins. Sûre de ses forces, cette société sait qu’elle peut compter sur un système logistique pertinent.

Les ressources stockées dans le parc logistique sont destinées à être envoyées sur site dans les jours, semaines à venir. L’entrepôt est donc une zone de transit. Cependant, les grandes entreprises doivent elles aussi faire attention à bien organiser leur parc logistique et à anticiper les besoins, au risque de se confronter à des problématiques faisant perdre temps et argent.

3 – Organiser et optimiser le fonctionnement de son parc logistique

Second point qui revêt d’une importance capitale : l’organisation. En effet, peu importe la taille du parc logistique, une entreprise doit absolument être organisée et organiser son parc logistique afin d’optimiser les stocks, la bonne gestion des commandes ou des besoins des intervenants terrain et donc, de manière globale, le temps de travail. Afin d’y parvenir, il convient de délimiter les zones allouées à chaque type de ressources. De cette façon, les gestionnaires logistiques savent où se trouve telle ou telle pièce dont les opérateurs de maintenance auront besoin afin d’assurer leur intervention.

Cette optimisation du parc logistique permet également de limiter les déplacements inutiles et les pertes de temps liées à la recherche d’une pièce spécifique. En outre, les pièces les plus imposantes peuvent être disposées en début de parc logistique, permettant de ne pas perdre de temps en ce qui concerne le transport. Un parc logistique parfaitement pensé et optimisé a également une influence sur la santé, le moral, la motivation des collaborateurs logistiques et intervenants logistique.

4 – Disposer des bons outils logistiques, pour un travail efficace

Enfin, cela aide les entreprises de maintenance et d’installations à fournir à leurs employés, des moyens de qualité supérieure. Lecteurs de codes à barre, écrans, balances, mobilier, cartons, étiquetage, etc… Les outils fournis aident à proposer un travail de grande qualité, d’autant que les traitements logistiques peuvent être répétitifs. Ainsi, si les investissements peuvent être importants, les économies d’échelle peuvent l’être tout autant à moyen et long terme.

5 – Éduquer et spécialiser ses collaborateurs logistiques

Un autre point vers lequel il est intéressant de se pencher, n’est autre que la spécialisation de ses collaborateurs. En effet, il est important de définir avec précision les rôles de chacun. Responsable supply chain ou responsable logistique, chef de quai, picking etc, les équipes d’une société de maintenance et d’installation doivent être réglées afin de favoriser la transmission d’une information ou d’un ordre. Cette organisation verticale permet d’anticiper et prendre des décisions fortes quant aux commandes, à la rotation des ressources ou encore aux besoins de renflouer.

Optimiser son parc logistique, grâce aux ressources digitales

Soo-Dispatch, pour les entreprises spécialisées dans la maintenance

En optant pour une solution centralisant tout un ensemble de données, une entreprise spécialisée dans le secteur de la maintenance et de l’intervention va pouvoir avoir un œil sur la situation globale de son parc logistique. Les collaborateurs spécialisés dans le domaine pourront ainsi anticiper et gérer du mieux possible les stocks grâce aux remontées d’informations en temps réel. Cela permet également de mettre rapidement au courant les intervenants terrain, au sujet des délais possibles et envisagés au sujet de telle ou telle intervention. 

Cela permet de limiter les risques liés à l’imprévue et la rupture de stock qui a tendance à générer des coûts de traitement supplémentaires, notamment pour les commandes urgentes, et une certaine insatisfaction client. Les fonctionnalités Soo-Dispatch, 100% cloud, permettent donc d’avoir accès à de nombreuses informations logistiques, de les coupler avec les reporting missions et clients, afin d’obtenir une cartographie complète des besoins primaires. De quoi mettre ses intervenants terrain dans les meilleures conditions et ce, à des tarifs abordables.

La logistique, l’un des piliers des entreprises de maintenance

La logistique est l’un des piliers d’une entreprise spécialisée dans les secteurs de la maintenance et de l’installation. Afin de délivrer à sa clientèle un service de qualité, les intervenants terrain doivent disposer des outils adéquats, leur permettant de travailler dans les conditions les plus optimisées qui soit. Pour autant, certains manques peuvent se faire ressentir.

Comment les éviter ?

Il faut d’abord faire preuve d’organisation et définir les bons usages logistiques. Le parc doit être parfaitement adapté et quadrillé, les rôles de chacun doivent être compris et assimilés. De même, il convient d’analyser les demandes en ressources et digitaliser l’ensemble de son processus, afin d’avoir un accès en temps réel à l’information. De quoi anticiper et commander de nouvelles pièces. Pour plus d’informations sur notre logiciel, n’hésitez pas à nous écrire.

FAQ

Questions fréquentes

La protection de vos données dans SOOdispatch

SOOdispatch est disponible en SaaS (Software as a Service) par abonnement mensuel sans engagement de durée
La solution repose sur un environnement virtualisé sur nos infrastructures. Vous n’avez besoin d’aucun serveur ou installation technique.
La plateforme technique, sécurisée, redondée et écologique. s’appuie sur les DataCenter OVH, leader de l’hébergement d’infrastructures.
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Pourquoi suivre les déplacements de ses opérateurs / techniciens ?

Dans certains secteurs d’activité, notamment la maintenance et l’installation, les opérateurs sont en mouvement quasi-constamment. Très logiquement, les lieux d’intervention ne se situent pas tous au même endroit. Certains sont d’ailleurs relativement loin, quand d’autres sont un peu plus à proximité. Quoi qu’il en soit, les déplacements sont obligatoires, bien qu’ils puissent être conditionnés à la mise en place d’une délimitation géographique à tel ou tel opérateur de maintenance. Avec un logiciel comme SOOdispatch, il est possible d’effectuer le suivi kilométrique de ses intervenants en maintenance. Cela permet d’avoir une idée plus globale du mode de fonctionnement de chacun, de les repenser, les retravailler et surtout, de réduire leurs coûts.

Entreprise de maintenance , comment gérer un client mécontent ?

Ces clients mécontents se distinguent en plusieurs catégories :

  • Le client dit ‘procédurier’ : ce type de client est très à cheval sur les règles et la législation. Il n’hésite pas à entrer en conflit avec l’entreprise afin d’obtenir gain de cause. Il n’hésite pas non plus à brandir la menace juridique.
  • Le client dit ‘affectif’ : ce type de client fait appel à l’empathie, à la compassion ainsi qu’à la compréhension de son problème. Il se retrouve face à une situation qui ne l’arrange pas et tente par tous les moyens d’obtenir gain de cause.
  • Le client dit ‘opportuniste’ : ce type de client voit le moindre problème comme une opportunité d’obtenir réparation ou compensation à moindre frais. Une bonne manière de perdre du temps et de l’argent.
  • Le client dit ‘sincère’ : ce type de client ne souhaite rien obtenir de l’entreprise qu’il contacte, si ce n’est la réparation à laquelle il peut, légitimement, prétendre.

La façon de gérer la plainte ne doit toutefois pas évoluer en fonction du type de personne rencontrée. S’il va falloir adapter le discours et, dans le cas d’un opportuniste ou procédurier, tenter de faire revenir la situation à la normale, la finalité reste la même : satisfaire le client en proposant une solution alternative.

Comment faire de la maintenance préventive des bornes de recharge avec SOOdispatch ?

Notre ERP permet la planification des interventions, qu’elles soient prévues lors du contrat ou ponctuelles lors d’une panne.

Avec SOOdispatch, vous avez toutes les données de vos bornes en temps réel sur le cloud. Que ce soit le contrat avec le planning de maintenance ou encore les difficultés rencontrées à l’installation ou à la visite d’entretien, ces données sont utiles pour le passage suivant. L’information remonte rapidement et vos techniciens obtiennent des réponses à un frein beaucoup plus rapidement. S’ils ont un doute et que la réponse ne se trouve pas dans les comptes-rendus ou données présentes, ils peuvent être rapidement rappelés par un collègue qui saura la lui apporter.

SOOdispatch assure le suivi à chaque instant du cycle de vie de la borne de recharge. Ainsi, vous saurez quand intervenir, ce qui a été fait ou doit être fait, ce qui a été réparé ou risque de poser problème.

Maintenance : pourquoi mettre en place une zone d’intervention dédiée ?

Pour les entreprises spécialisées qui œuvrent au niveau régional, voire plus, la question de délimiter certaines zones d’action se pose toutefois. Si la zone d’intervention d’un opérateur de maintenance est trop vaste, le temps passé entre chaque intervention sera trop important, de même que les frais kilométriques engendrés, rendant ainsi les opérations peu voire absolument pas rentables. Il convient donc d’imposer certaines délimitations. Notre outil SOOdispatch permet d’assurer un excellent suivi des mainteneurs et opérateurs de maintenance. En effet, notre logiciel est 100% cloud et centralise toutes les données nécessaires au déroulement des opérations de maintenance à commencer par les kilomètres effectués par ses mainteneurs et installateurs.

Notre code couleur permet également de définir si une opération est sur le point de débuter, est en cours ou est sur le point de se terminer. Cela permet de suivre le bon déroulement des activités et surtout vérifier en temps réel si la stratégie de délimitation géographique est efficace, ou non !

5 façons d’optimiser les tournées de maintenance de ses techniciens

1- Optimiser les tournées de maintenance, en travaillant ses plannings

2- Respecter la balance vie personnelle – professionnelle de ses intervenants

3- Une distribution des interventions de maintenance, juste et intelligente

4- Améliorer la gestion de sa logistique et l’ensemble du parc

5- Analyser les rapports d’intervention de maintenance

Optimiser les tournées de maintenance, grâce à SOOdispatch

Terminé le papier, tournez-vous vers le digital !

Maintenance, pourquoi opter pour un modèle Cloud & SaaS ?

Le recours à l’intelligence artificielle tend à se démocratiser et le secteur de la maintenance et de l’intervention terrain n’est pas en reste. En effet, de nombreuses solutions analytiques permettent d’anticiper certaines opérations. 

Les entreprises passent ainsi du statut de proactive, à préventive. Cela risque d’entraîner de nouveaux process et probablement, de nouvelles formations terrain, cependant, à terme, les entreprises gagneront en productivité et pourront générer plus de chiffre d’affaires. 

Chez SOOdispatch, nous avons saisi les enjeux et l’ampleur du phénomène, c’est pourquoi, afin de proposer des outils toujours plus complets, nous travaillons au développement d’une nouvelle offre centrée sur ce même point. De même, notre logiciel SaaS accessible et disponible à toutes les entreprises soucieuses de travailler en ce sens répond aux critères imposés en matière de sécurité.

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